Import daripada Bukku
Pemindahan pelanggan, produk, invois dan bayaran daripada Bukku melalui eksport Backup Data, muat naik serta semakan dengan nombor asal dikekalkan.
Rekod terdahulu daripada Bukku boleh dibawa masuk ke Invoa secara kendiri dalam beberapa minit. Rekod merangkumi pelanggan, produk dan perkhidmatan, invois jualan serta bayarannya. Invois mengekalkan nombor dan tarikh asal Bukku. Penomboran Invoa disambung selepas nombor terakhir Bukku. Tiada data diimport sehingga semakan selesai dan Import diklik.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Pemilik dan pentadbir boleh menjalankan import.
Langkah 1: Eksport daripada Bukku
- Dalam Bukku, buka Control Panel → Backup Data.
- Eksport Contacts dan Products & Services.
- Eksport Sale Invoices dan Sale Payments dengan julat tarikh yang meliputi semua invois.
Empat fail .xlsx diperoleh. Jangan sunting atau namakan semula lajur.
Nota: Backup Data Bukku tidak mengandungi sebut harga. Sediakan semula sebut harga yang masih terbuka dalam Invoa atau minta bantuan pemindahan semasa bimbingan awal.
Langkah 2: Muat naik fail
- Dalam Invoa, buka Settings → Import data.
- Di bawah From Bukku, klik Choose the exported .xlsx files dan pilih keempat-empat fail serentak.
- Klik Check files.
Sehingga 10 fail boleh dimuat naik pada satu-satu masa, dengan saiz maksimum 10 MB setiap fail. Hanya fail .xlsx diterima. Sertakan eksport Contacts kerana invois memerlukan rekod pelanggan.
Invoa membaca fail dan membuka Review import. Belum ada rekod ditambahkan ke syarikat.
Langkah 3: Semakan dan pilihan
Laman semakan menunjukkan bilangan rekod kenalan, termasuk rekod baharu, produk dan invois yang ditemukan serta jumlah baki belum dibayar. Check before importing menyenaraikan perkara yang perlu disemak. Contohnya ialah bayaran yang invoisnya tiada dalam fail invois.
Tetapkan Options:
Rekod untuk diimport
| Pilihan | Rekod yang diimport |
|---|---|
| Full history | Setiap invois berserta bayaran. |
| Open balances only | Hanya invois yang masih mempunyai baki. Kaedah terpantas untuk berpindah. |
Kod cukai
Di bawah Tax codes, padankan setiap kod cukai Bukku dengan pengendalian SST dalam Invoa. Pilihan mesti ditetapkan bagi setiap kod sebelum import.
Penyambungan penomboran
Di bawah Continue your numbering, Invoa memaparkan nombor terakhir Bukku melalui Last in Bukku. Next invoice dan Next receipt dicadangkan supaya urutan tidak berjurang. Pratonton memaparkan nombor Invoa seterusnya, contohnya INV-26-0013.
Invois baharu menggunakan pola penomboran Invoa, dengan pola lalai INV-{YY}-{NNNN}, bukannya awalan Bukku. Untuk mengekalkan awalan lain, ubah pola melalui Settings → Numbering. Rujuk Penomboran dan templat.
Selepas mengubah pilihan, klik Update preview untuk melihat hasil. Semak senarai invois di bahagian bawah. Setiap invois memaparkan Paid, Partly paid atau Unpaid. Jika nombor sudah wujud, Already in Invoa — skipped dipaparkan.
Langkah 4: Import
- Klik Import.
- Sahkan. Invois yang diimport menjadi rekod kekal.
Selepas selesai, laman memaparkan bilangan invois, resit, rekod kenalan baharu dan produk baharu yang diimport. Bilangan rekod yang dilangkau kerana sudah wujud turut dipaparkan.
Rekod yang diimport
| Data Bukku | Rekod dalam Invoa |
|---|---|
| Contacts | Dipadankan dengan rekod sedia ada mengikut TIN, kemudian e-mel, kemudian nama. Hanya rekod baharu diwujudkan. |
| Products & Services | Ditambahkan ke Products & Services. |
| Sale Invoices | Invois yang telah dikeluarkan dengan nombor dan tarikh asal. Garis masa mencatatkan import daripada Bukku. |
| Sale Payments | Direkodkan pada invois yang berkaitan. Bayaran yang mempunyai resit Bukku mendapat resit Invoa dengan nombor resit asal. |
Invois yang diimport tidak dikira dalam kuota bulanan dokumen yang dikeluarkan bagi pelan.
Rekod yang tidak diimport
- Sebut harga: tidak disertakan dalam Backup Data Bukku.
- Nota kredit: jika fail eksport nota kredit dimuat naik, semakan menyenaraikannya sebagai tidak diimport. Sediakan semula nota kredit yang masih terbuka dalam Invoa.
- Status e-Invois: invois yang diimport memaparkan status e-Invois Not submitted, walaupun Bukku telah menghantarnya ke LHDN.
Penting: Jangan klik Submit to LHDN pada invois yang telah dihantar sebagai e-Invois melalui Bukku. Hanya hantar invois yang dikeluarkan dalam Invoa.
Tiada penghantaran semasa import
Import tidak menghantar e-mel kepada pelanggan atau sebarang dokumen ke LHDN. Bayaran direkodkan tanpa penghantaran resit melalui e-mel.
Import semula
Setiap muat naik diimport sekali. Untuk menambah rekod, contohnya invois bagi julat tarikh kemudian, muat naik fail semula dan import kumpulan baharu. Invois dengan nombor yang sudah wujud dalam Invoa dilangkau. Resit yang belum ada ditambahkan supaya tiada pendua.
Muat naik terdahulu disenaraikan di bawah Previous imports dalam Settings → Import data.
Bantuan pemindahan daripada sistem lain
Panduan import hanya membaca fail Bukku. Untuk berpindah daripada SQL Account, AutoCount atau hamparan, klik Ask for an assisted migration di bawah Other systems. Sebagai pilihan lain, e-mel hello@invoa.io. Kami memindahkan data melalui perkhidmatan persediaan dan bimbingan awal e-Invois.