Pesanan penghantaran
Penyediaan pesanan penghantaran dengan barang dan kuantiti, pengesahan penerimaan dalam talian atau pada PDF serta penukaran kepada invois.
Pesanan penghantaran (DO) menyenaraikan barang dan kuantiti yang dihantar tanpa harga. Banyak pelanggan, khususnya agensi kerajaan, memerlukan pesanan penghantaran yang ditandatangani sebelum memproses invois. Dalam Invoa, alirannya ialah sebut harga → pesanan penghantaran → invois. Pada setiap peringkat, baris dokumen sebelumnya disalin.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Penyediaan pesanan penghantaran
Terdapat tiga kaedah:
- Daripada sebut harga: buka sebut harga yang telah dikeluarkan atau diterima. Klik Convert dan pilih Delivery order. Sebut harga ditandakan sebagai telah ditukar.
- Daripada invois: bagi barang yang dihantar selepas invois dikeluarkan, buka invois tersebut dan klik Delivery order. Invois tidak berubah.
- Dokumen baharu: buka Invoices atau Quotations. Pilih tab Delivery orders dan klik New delivery order.
Semak draf, kemudian klik Issue Delivery Order. Dokumen diberi nombor seterusnya daripada siri berkenaan, dengan nombor lalai DO-26-0001. Ubah pola melalui Settings → Numbering jika diperlukan, contohnya PX-DO-{YY}-{NNNN}.
Dokumen yang diterima pelanggan
PDF memaparkan butiran syarikat, Deliver to, barang, kuantiti dan unit. Alamat penghantaran pelanggan digunakan jika tersedia. Jika tiada, alamat pengebilan digunakan. Harga tidak dicetak. Harga disimpan untuk invois yang dijana daripada pesanan penghantaran tersebut.
Di bahagian bawah terdapat dua kotak untuk ditandatangani semasa penghantaran, iaitu Delivered by dan Received in good order by. Ruang yang disediakan ialah nama, nombor kad pengenalan atau jawatan, tandatangan, tarikh dan cop pelanggan.
Pengesahan penerimaan
Hantar pesanan penghantaran seperti dokumen lain. Pada laman pelanggan, pelanggan boleh memasukkan nama dan mengklik Confirm receipt. Pesanan penghantaran kemudian memaparkan Received berserta nama dan tarikh. Jika pelanggan menandatangani salinan bercetak, buka pesanan penghantaran dan klik Mark as received.
Pengeluaran invois daripada pesanan penghantaran
Buka pesanan penghantaran dan klik Create invoice. Invoa menyediakan draf invois dengan baris dan harga yang sama. Pesanan penghantaran ditandakan Invoiced. Invois boleh dikeluarkan sebelum atau selepas penerimaan disahkan.
Had fungsi pesanan penghantaran
- Pesanan penghantaran tidak dihantar ke LHDN kerana bukan e-Invois.
- Bayaran tidak boleh diterima bagi pesanan penghantaran. Dokumen ini tidak dimasukkan dalam akaun belum terima, laporan pengumuran penghutang atau laporan jualan.
- Dokumen ini tidak mempunyai tarikh akhir bayaran dan tidak ditandakan sebagai lewat dibayar.