Peringatan bayaran

Peringatan bayaran menyusuli invois yang belum dibayar. Tetapkan peraturan berdasarkan tarikh akhir bayaran, contohnya tiga hari sebelum, pada tarikh akhir dan seminggu selepasnya. Invoa menghantar e-mel kepada pelanggan pada hari yang ditetapkan sehingga invois dibayar.

Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.

Peringatan disediakan dalam semua pelan. Pemilik dan pentadbir menetapkannya melalui Settings → Reminders.

#Penambahan peraturan

Syarikat baharu memaparkan No reminder rules. Tiada peringatan dihantar sehingga peraturan ditambahkan.

1. Buka Settings → Reminders dan klik + Add rule.
2. Tetapkan Days relative to due date:
   • nombor negatif bagi hari sebelum tarikh akhir bayaran, contohnya -3 dipaparkan sebagai "3 days before due",
   • 0 untuk On the due date,
   • nombor positif bagi hari selepas tarikh akhir, contohnya 7 dipaparkan sebagai "7 days overdue".
3. Pilih Channel, iaitu Email atau WhatsApp (manual).
4. Tulis Subject dan Message sendiri jika dikehendaki. Rujuk bahagian di bawah. Biarkan kosong untuk menggunakan teks Invoa.
5. Kekalkan tanda pada Enabled dan klik Save.

Tambahkan satu peraturan bagi setiap peringatan. Contoh tetapan lazim:

#Invois yang menerima peringatan

Peringatan dihantar apabila semua syarat berikut dipenuhi:

• Invois telah dikeluarkan dan masih mempunyai baki, dengan status Issued, Sent atau Partially paid. Peringatan tidak dihantar bagi invois yang telah dibayar, dibatalkan atau masih dalam draf.
• Invois mempunyai tarikh akhir bayaran.
• Tarikh hari ini bersamaan tarikh akhir bayaran ditambah bilangan hari dalam peraturan.

Setiap peraturan digunakan paling banyak sekali bagi setiap invois. Sebaik sahaja invois dibayar penuh, baki peringatan dihentikan.

#Waktu penghantaran

Invoa menghantar peringatan yang dijadualkan pada hari tersebut mengikut waktu automasi dalam Settings → Reminders & automation. Waktu lalai ialah 09:30 waktu Malaysia kecuali diubah. Peringatan hanya dihantar pada hari tepat yang ditetapkan. Jika peraturan "7 days overdue" ditambahkan hari ini, invois yang telah melepasi peringkat tersebut pada minggu lepas tidak menerima peringatan itu.

#Peringatan e-mel

Peringatan e-mel dihantar ke alamat dalam rekod pelanggan dengan:

• tajuk dan mesej yang ditetapkan sendiri atau teks lalai,
• PDF invois dilampirkan,
• butang View and pay ke laman pelanggan bagi invois untuk bayaran dalam talian atau makluman pindahan bank.

Balasan dihantar ke Email dalam Settings → Company. Jika rekod pelanggan tiada e-mel, peringatan dilangkau. Setiap peringatan dicatatkan sebagai Reminder sent pada garis masa invois.

#Teks lalai

Jika Subject dibiarkan kosong, Invoa menggunakan:

Mesej lalai mengingatkan pelanggan tentang nombor invois, baki belum dibayar dan tarikh akhir bayaran. Pautan bayaran turut disertakan.

#Teks tersuai

Gunakan penanda tempat berikut dalam Subject dan Message. Invoa menggantikannya bagi setiap invois:

Contohnya:

Salam {{contact}},

Bayaran invois {{number}} sebanyak RM {{amount}} perlu dijelaskan pada {{due_date}}.
Bayar dalam talian atau maklumkan pindahan bank melalui pautan ini: {{link}}

Terima kasih,
{{company}}

#Peringatan WhatsApp

Invoa tidak menghantar mesej WhatsApp secara langsung. Bagi peraturan WhatsApp (manual), garis masa invois memaparkan WhatsApp reminder ready pada hari peringatan. Peringatan dikira sebagai telah dihantar bagi peraturan tersebut. Buka invois dan klik WhatsApp untuk menghantar mesej melalui akaun WhatsApp sendiri. Pautan invois telah disertakan dalam mesej. Rujuk Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan.

#Perubahan, jeda atau pembuangan peraturan

Dalam Settings → Reminders, setiap peraturan memaparkan When, Channel, Subject serta status On atau Off.

• Edit mengubah peraturan. Invois yang telah menerima peringatan melalui peraturan itu tidak menerima peringatan yang sama sekali lagi.
• Disable menjeda peraturan. Enable mengaktifkannya semula.
• Remove memadamkan peraturan.

#Peringatan manual

Untuk menyusuli satu invois dengan segera, buka invois dan klik Send. Sunting mesej dan klik Send email. Tindakan ini tidak menjejaskan peraturan automatik.

#Rujukan berkaitan

• Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan
• Bayaran dan resit
• Bayaran dalam talian dengan CHIP
• Invois