Sebut harga dan cadangan
Penyediaan sebut harga dengan cadangan Markdown, penerimaan pelanggan dalam talian, semakan semula serta penukaran kepada invois atau jadual bil.
Sebut harga menerangkan kerja yang akan dilaksanakan dan harganya. Dalam Invoa, muka surat cadangan boleh disertakan sebelum sebut harga. Hantar sebut harga untuk diterima oleh pelanggan secara dalam talian. Setelah kerja disahkan, tukarkan sebut harga kepada invois atau jadual bil.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Penyediaan sebut harga
Buka Quotations dan klik New quotation.
Pilih pelanggan dalam Customer.
Isi bahagian kepala dokumen:
Medan Keterangan Title / subject Dicetak pada sebut harga, contohnya "Sistem tempahan dan bayaran". Your reference Tidak wajib diisi. Nombor permintaan sebut harga (RFQ) atau pesanan belian (PO) pelanggan. Issue date Tarikh lalai ialah hari ini. Valid until Tidak wajib diisi. Dipaparkan pada sebut harga dan di sebelah butang Accept pada laman pelanggan. Tambahkan Line items seperti dalam invois, iaitu keterangan, kuantiti, harga seunit, diskaun dan cukai. Jika pelanggan menggunakan senarai harga, harga khusus pelanggan diisi. Jika pelanggan ditukar selepas baris ditambahkan, Invoa menawarkan Update prices mengikut pelanggan baharu. Intro text ialah catatan pilihan yang dipaparkan di atas senarai produk dan perkhidmatan.
Isi Notes to customer dan Terms & conditions jika diperlukan.
Draf disimpan secara automatik. Nombor hanya diberikan apabila dokumen dikeluarkan. Klik Save & preview untuk melihat paparan sebut harga.
Penambahan muka surat cadangan
Sebut harga mempunyai kotak Proposal pages. Kandungannya dicetak sebelum sebut harga dalam PDF dan pada laman pelanggan, di bawah tajuk Proposal. Gunakan ruang tersebut untuk menerangkan pemahaman tentang kerja, skop, garis masa dan pasukan.
Tulis dalam Markdown. Tajuk, senarai dan jadual disokong. Tukar antara Write dan Preview untuk menyemak susun atur.
# Cadangan untuk Lembah Bayu Travel Sdn. Bhd.
## Pemahaman keperluan
Pelanggan perlu dapat menempah dan membayar pakej pelancongan secara dalam talian.
## Skop
- Kalendar tempahan dengan ketersediaan semasa
- Bayaran FPX dan kad
- Papan pemuka pentadbir untuk kakitangan
## Garis masa
| Fasa | Minggu |
|---|---|
| Reka bentuk | 2 |
| Pembangunan | 6 |Fail seperti cadangan teknikal PDF juga boleh dilampirkan. Rujuk Lampiran.
Petua: Invois proforma menggunakan kaedah yang sama seperti sebut harga, dengan muka surat cadangan dan tarikh Valid until. Buka Quotations dan pilih tab Proformas untuk menyediakannya.
Pengeluaran dan penghantaran
- Klik Issue Quotation.
- Semak Number to allocate, contohnya
QT-26-0001, dan klik Issue now. - Kotak dialog Send Quotation dibuka. Hantar melalui e-mel, atau tutup kotak dialog dan gunakan WhatsApp atau Copy link.
Sebut harga yang telah dikeluarkan tidak boleh disunting. Untuk membuat perubahan, gunakan semakan semula seperti yang diterangkan di bawah. Rujuk Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan.
Status sebut harga
| Status | Maksud |
|---|---|
| Draft | Sedang disediakan. Belum diberi nombor. |
| Issued | Telah diberi nombor dan dikunci, tetapi belum dihantar kepada pelanggan. |
| Sent | Telah dihantar melalui e-mel, dikongsi melalui WhatsApp atau pautannya disalin. |
| Accepted | Tawaran diterima oleh pelanggan secara dalam talian atau ditandakan sebagai diterima oleh pengguna. |
| Declined | Ditandakan sebagai ditolak oleh pengguna. |
| Expired | Ditandakan sebagai tamat tempoh oleh pengguna. |
| Converted | Telah ditukar kepada invois, pesanan penghantaran atau jadual bil. |
| Void | Dibatalkan. Nombor dikekalkan. |
Nota: Invoa tidak menandakan sebut harga sebagai tamat tempoh secara automatik apabila tarikh Valid until berlalu. Gunakan More → Mark expired apabila tawaran tamat.
Penerimaan pelanggan dalam talian
Apabila sebut harga berstatus Issued atau Sent, laman pelanggan memaparkan kotak Accept this quotation. Kotak tersebut mengandungi jumlah dan tarikh Valid until. Pelanggan mengisi:
- Your name (wajib)
- Your email (for confirmation)
- Note (optional)
Kemudian, pelanggan mengklik Accept quotation. Status sebut harga bertukar kepada Accepted. Pada laman dokumen dalam Invoa, Accepted by memaparkan nama dan tarikh. Garis masa mencatatkan Accepted berserta e-mel pelanggan. Pada laman pelanggan, borang digantikan dengan Quotation accepted.
Pelanggan tidak boleh menolak tawaran secara dalam talian. Jika pelanggan memaklumkan penolakan, klik Mark declined.
Perekodan keputusan secara manual
Jika pelanggan menerima tawaran melalui telefon atau e-mel, buka sebut harga dan klik Mark accepted atau Mark declined. Mark expired terdapat di bawah More.
Semakan semula sebut harga
Untuk mengubah sebut harga yang telah dikeluarkan:
- Buka sebut harga dan klik More → Revise quotation.
- Invoa membuka draf baharu dengan pelanggan, baris, muka surat cadangan dan terma yang sama. Sunting draf tersebut.
- Keluarkan sebut harga yang disemak semula. Dokumen ini diberi nombor baharu tersendiri.
Sebut harga asal dikekalkan. Garis masanya memaparkan Revised. Jika versi lama tidak lagi boleh diterima, tandakan sebagai tamat tempoh atau ditolak.
More → Duplicate turut menyalin sebut harga kepada draf baharu, tetapi tidak mengaitkannya dengan dokumen asal. Gunakan pilihan ini untuk menyediakan sebut harga bagi kerja serupa kepada pelanggan lain.
Penukaran kepada invois, pesanan penghantaran atau jadual bil
Setelah kerja disahkan, buka sebut harga dan klik Convert. Pilih:
| Pilihan | Hasil |
|---|---|
| Draft invoice | Semua baris disalin ke dalam draf invois baharu untuk disemak dan dikeluarkan. Muka surat cadangan tidak disalin. |
| Delivery order | Baris disalin ke dalam draf pesanan penghantaran. |
| Billing schedule | Jadual bil disediakan berdasarkan jumlah sebut harga sebelum cukai, selepas diskaun dokumen. Jumlah dijadikan satu peringkat yang boleh dibilkan apabila bersedia. Jenis cukai diambil daripada baris pertama dan pengeluaran automatik dimatikan. Pelan Pro sahaja. |
Status sebut harga bertukar kepada Converted. Pautan ke dokumen yang diwujudkan dipaparkan di bawah Related documents. Jika status sebelumnya Issued atau Sent, sebut harga ditandakan sebagai diterima terlebih dahulu.
Petua: Untuk pengebilan beberapa peringkat atau ansuran bulanan, sediakan jadual melalui Billing schedules → New schedule. Rujuk Jadual bil. Jadual bil ialah ciri pelan Pro.