1. Pihak yang bertanggungjawab
Prigo X Technologies Sdn. Bhd. (202601013522) mengendalikan Invoa dan merupakan pengguna data bagi data peribadi pelanggan langganan, ahli pasukan mereka, rakan niaga serta pelawat laman web kami.
Apabila pelanggan langganan menggunakan Invoa untuk mengurus pelanggannya sendiri, pelanggan langganan menentukan tujuan pemprosesan data dan bertanggungjawab terhadapnya. Data tersebut termasuk nama, e-mel, alamat dan nombor cukai pada invois. Kami memprosesnya mengikut arahan pelanggan langganan untuk menyediakan perkhidmatan. Pertanyaan tentang data tersebut hendaklah diajukan kepada perniagaan yang mengeluarkan dokumen.
2. Data peribadi yang dikumpulkan
- Data akaun: nama, e-mel, kata laluan (disimpan hanya sebagai nilai cincang), telefon, peranan dan keahlian syarikat. Bagi log masuk dengan Google, nama dan e-mel akaun Google.
- Data syarikat: nama berdaftar, nombor pendaftaran, TIN, nombor SST, alamat, butiran akaun bank untuk menerima bayaran dan logo.
- Data pelanggan dan dokumen yang dimasukkan oleh pelanggan langganan: nama kenalan, e-mel, nombor telefon, alamat, nombor pengenalan dan cukai, baris dokumen serta amaun.
- Data bayaran: amaun, status dan rujukan bayaran daripada CHIP serta fail bukti bayaran yang dimuat naik bagi pindahan bank. Butiran kad dimasukkan pada laman CHIP dan tidak pernah diterima oleh Invoa.
- Data e-Invois: dokumen yang dihantar ke MyInvois LHDN dan respons LHDN.
- Data perbelanjaan dan bank: bil pembekal serta resit yang dimuat naik, dan penyata bank serta baris penyata yang diimport.
- Data penggunaan dan teknikal: masa log masuk, alamat IP, jenis pelayar, log audit tindakan dalam aplikasi serta rekod permintaan pembantu AI dan API.
- Komunikasi: e-mel, mesej borang hubungan dan permintaan sokongan yang dihantar kepada kami.
3. Tujuan penggunaan data
- mencipta dan melindungi akaun serta menyediakan ciri Invoa.
- menghantar, mendapatkan dan membatalkan e-Invois dengan LHDN apabila diarahkan oleh pengguna.
- memproses bayaran langganan serta menghantar invois, resit dan e-mel perkhidmatan.
- memberikan sokongan, mencegah penipuan serta penyalahgunaan dan menyimpan jejak audit.
- menjalankan program rakan niaga dan rujukan, termasuk menjejaki kod rujukan.
- memenuhi kewajipan undang-undang, cukai dan perakaunan.
Kami tidak menjual data peribadi atau menggunakan data pelanggan milik pelanggan langganan untuk pengiklanan.
4. Pihak yang menerima perkongsian data
Kami berkongsi data peribadi hanya setakat yang diperlukan untuk mengendalikan Invoa:
- Google Cloud, yang mengehoskan pelayan, pangkalan data dan fail kami.
- CHIP (chip-in.asia), yang memproses bayaran dalam talian.
- Google (Gemini API), yang membaca bil perbelanjaan dan penyata bank PDF yang dimuat naik untuk mengekstrak pembekal, tarikh, amaun dan transaksi.
- Lembaga Hasil Dalam Negeri Malaysia (LHDN), bagi penghantaran e-Invois yang diminta oleh pengguna dan pengesahan TIN.
- penyedia penghantaran e-mel kami, untuk menghantar dokumen, peringatan dan e-mel akaun.
- Google Analytics, yang mengukur lawatan ke laman web awam kami.
- Cloudflare, yang menyediakan DNS kami serta perlindungan bot pada borang pendaftaran dan bayaran apabila diaktifkan.
- pembantu AI atau aplikasi lain yang dipilih untuk disambungkan, dalam batas akses yang diberikan.
- penasihat profesional dan pihak berkuasa apabila diwajibkan oleh undang-undang.
Sambungan pembantu AI (contohnya Claude atau ChatGPT). Apabila pembantu disambungkan kepada syarikat dalam Invoa, pembantu tersebut boleh membaca rekod kenalan syarikat. Rekod ini merangkumi nama, nombor cukai dan pendaftaran perniagaan, alamat, alamat e-mel serta nombor telefon. Nombor kad pengenalan atau pasport tidak pernah disertakan dan kekal dalam Invoa. Pembantu tersebut juga boleh membaca item, dokumen, bayaran dan penghutang, serta bertindak dalam batas kebenaran pada skrin persetujuan. Invoa menghantar data ini hanya untuk menjawab permintaan pembantu semasa perbualan pengguna. Invoa tidak menerima atau menyimpan sejarah perbualan. Setiap permintaan dan keputusannya direkodkan dalam log aktiviti syarikat (Settings → AI connectors) dan disimpan bersama log audit. Pengeluaran, penghantaran ke LHDN dan pembatalan menunggu kelulusan pengguna dalam Invoa. Putuskan sambungan pembantu pada bila-bila masa melalui Settings → AI connectors. Data yang telah diterima oleh penyedia pembantu dikendalikan menurut dasar privasi penyedia tersebut.
5. Lokasi penyimpanan data
Pelayan dan sandaran Invoa dihoskan oleh Google Cloud di Singapura. Bil dan penyata yang dibaca oleh AI diproses melalui Gemini API Google, yang mungkin memprosesnya di luar Singapura. Dengan menggunakan Invoa, pengguna bersetuju dengan pemindahan tersebut ke luar Malaysia. Singapura mempunyai undang-undang perlindungan data yang setanding dengan PDPA. Penyedia kami terikat dengan kontrak untuk melindungi data.
6. Tempoh penyimpanan data
Data akaun dan syarikat disimpan selagi akaun aktif. Selepas akaun ditutup, kami memadamkan data atau menyamarkan identitinya dalam 90 hari. Dokumen yang telah dikeluarkan, rekod bayaran, penghantaran e-Invois dan log audit dikecualikan. Rekod tersebut disimpan selama 7 tahun bagi tujuan cukai dan penyimpanan rekod. Sandaran diganti secara bergilir dalam 14 hari.
7. Keselamatan
Data disulitkan semasa penghantaran (HTTPS). Kata laluan dicincang dan kunci gerbang bayaran disulitkan semasa disimpan. Pautan fail tamat selepas tempoh singkat. Akses dihadkan mengikut peranan dan tindakan direkodkan dalam log audit. Tiada sistem yang selamat sepenuhnya. Kami akan memaklumkan pelanggan langganan yang terjejas dan pihak berkuasa tentang pelanggaran data peribadi sebagaimana yang diwajibkan oleh undang-undang.
8. Kuki
Invoa menggunakan kuki penting untuk mengekalkan log masuk dan melindungi sesi pengguna. Kuki lawatan pertama mengingati laman atau enjin carian yang membawa pengguna supaya kami memahami cara orang menemukan Invoa. Kuki rujukan digunakan apabila pengguna datang melalui pautan rakan niaga. Di laman web awam (bukan di dalam aplikasi, log masuk, kelulusan atau dokumen yang dikongsi), kami menggunakan Google Analytics untuk mengira lawatan dan melihat laman yang dibaca. Google Analytics menetapkan kukinya sendiri, dan Google menerima alamat IP serta butiran pelayar pengguna. Isyarat Google dan pemperibadian iklan dimatikan. Kami tidak menggunakan kuki pengiklanan. Laman kami memuatkan fon daripada perkhidmatan fon luaran. Perkhidmatan tersebut menerima alamat IP apabila pelayar meminta fon.
9. Pilihan dan hak pengguna
Di bawah PDPA, pengguna boleh meminta akses dan pembetulan data peribadi, mengehadkan pemprosesan atau menarik balik persetujuan. Pemilik dan pentadbir syarikat boleh mengeksport data melalui Settings → Data export. Hantar permintaan kepada hello@invoa.io. Kami memberikan respons dalam 21 hari. Jika data tertentu tidak dapat diproses tanpa persetujuan, penarikan balik persetujuan mungkin menyebabkan sebahagian perkhidmatan tidak dapat disediakan.
Pemberian data peribadi adalah secara sukarela. Namun, tanpa butiran akaun dan syarikat, kami tidak dapat menyediakan Invoa. e-Invois memerlukan butiran cukai yang diwajibkan oleh LHDN.
10. Perubahan dan hubungan
Kami akan menerbitkan kemas kini pada laman ini dan memaklumkan perubahan ketara kepada pelanggan langganan. Jika terdapat percanggahan antara versi bahasa dasar ini, versi bahasa Inggeris terpakai.
Prigo X Technologies Sdn. Bhd. (202601013522), D1-01-07 Atelier Centre, Jalan Atelier 1, Edusphere, 63000 Cyberjaya, Selangor, Malaysia. E-mel hello@invoa.io.