Mula pantas

Panduan ini merangkumi langkah daripada pembukaan akaun hingga penerimaan bayaran invois dan pengeluaran resit. Proses ini mengambil masa kira-kira lima belas minit. Contoh yang digunakan ialah Cempaka Studio yang mengeluarkan invois kepada pelanggannya, Lembah Bayu Travel Sdn. Bhd.

Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.

#1. Pendaftaran akaun

1. Buka invoa.io dan klik Start free. Create your Invoa account dipaparkan.
2. Masukkan Your name, Email dan Password (sekurang-kurangnya 8 aksara). Klik Create account. Jika Continue with Google dipaparkan, gunakan akaun Google sebagai pilihan lain.

Kad tidak diperlukan. Akaun bermula dengan pelan Free yang membenarkan 20 invois sebulan. Sebut harga, proforma, pesanan penghantaran dan resit tidak dikira dalam had tersebut.

#2. Persediaan syarikat

Set up your company dipaparkan sebaik sahaja pendaftaran selesai.

1. Masukkan Company name, contohnya Cempaka Studio.
2. Semak Workspace URL. Alamat ini diisi berdasarkan nama syarikat dan hanya menggunakan huruf kecil, nombor serta sengkang.
3. Klik Create company.

Dashboard dipaparkan. Syarikat lain boleh ditambahkan kemudian melalui pemilih syarikat.

#3. Butiran syarikat

Butiran syarikat dicetak pada setiap sebut harga, invois dan resit. Lengkapkan butiran tersebut sebelum mengeluarkan dokumen.

1. Buka Settings → Company.
2. Isi sekurang-kurangnya Legal name, Registration no. (SSM), alamat dan Email.
3. Di bawah Bank accounts, klik + Add account. Masukkan butiran akaun untuk menerima bayaran pelanggan.
4. Klik Save.

Setiap dokumen menyimpan salinan butiran syarikat pada waktu dokumen tersebut dikeluarkan. Perubahan kemudian tidak mengubah dokumen lama. Senarai lengkap medan terdapat dalam Persediaan syarikat.

#4. Penambahan pelanggan

1. Buka Contacts dan klik New contact.
2. Masukkan Contact name, contohnya Aina Rahman, dan Company name, Lembah Bayu Travel Sdn. Bhd. Hanya medan nama kenalan wajib diisi.
3. Isi Email untuk penghantaran invois dan resit. Isi Phone atau WhatsApp number untuk penghantaran melalui WhatsApp.
4. Tetapkan Payment terms (days) jika dikehendaki. Tarikh akhir bayaran invois baharu pelanggan ini ditetapkan mengikut bilangan hari tersebut selepas tarikh invois dikeluarkan.
5. Klik Create contact.

Untuk menghantar e-Invois, tambahkan TIN dan butiran pengenalan pelanggan. Rujuk Cari TIN pelanggan.

#5. Penyediaan invois pertama

1. Buka Invoices dan klik New invoice, atau klik New invoice pada Dashboard.
2. Pilih pelanggan dalam Customer.
3. Di bawah Line items, isi Description, Qty dan Unit price. Pilih Tax bagi baris tersebut. Klik Add line untuk menambah baris.
4. Isi Title / subject, Your reference, Notes to customer dan Terms & conditions jika dikehendaki.

Draf disimpan secara automatik semasa ditaip. Bar di bahagian atas memaparkan Saving…, diikuti Saved berserta waktu simpanan. Draf belum diberi nombor. Klik Save & preview untuk melihat paparan invois.

#6. Pengeluaran invois

1. Klik Issue Invoice.
2. Semak Number to allocate, Issue date dan jumlah keseluruhan. Dengan penomboran lalai, invois pertama menggunakan nombor INV-26-0001.
3. Klik Issue now.

Nombor diberikan dan invois dikunci apabila dikeluarkan. Invois tersebut tidak boleh disunting selepas itu. Pembetulan dibuat melalui pembatalan atau pengeluaran nota kredit. Rujuk Invois.

#7. Penghantaran invois

Kotak dialog Send Invoice dibuka selepas invois dikeluarkan.

1. Semak To (alamat e-mel pelanggan), Subject dan Message.
2. Kekalkan tanda pada Attach PDF.
3. Klik Send email.

Pelanggan menerima PDF dan pautan ke laman pelanggan bagi invois tersebut. Melalui laman itu, pelanggan boleh membayar dalam talian atau memaklumkan pindahan bank yang telah dibuat. Penghantaran juga boleh dibuat melalui WhatsApp atau Copy link. Rujuk Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan.

#8. Perekodan bayaran

Apabila wang diterima dalam akaun bank:

1. Buka invois dan klik Record payment.
2. Semak Amount (RM) yang diisi dengan baki bayaran serta tarikh Received on. Bayaran sebahagian dibenarkan.
3. Pilih Method, contohnya Bank transfer, dan isi Reference.
4. Kekalkan tanda pada Issue a receipt for this payment dan Email the receipt to the customer (PDF attached).
5. Klik Record payment.

Invois memaparkan Paid dan resit RC-26-0001 dihantar kepada pelanggan melalui e-mel. Langkah ini dilaksanakan secara automatik bagi bayaran dalam talian melalui CHIP atau makluman pindahan bank yang telah disahkan. Rujuk Bayaran dan resit.

#Langkah seterusnya

• Sambungkan akaun CHIP milik syarikat sendiri untuk menerima bayaran FPX, kad dan DuitNow. Rujuk Bayaran dalam talian dengan CHIP.
• Tetapkan peringatan bayaran automatik.
• Hantar sebut harga berserta muka surat cadangan. Rujuk Sebut harga dan cadangan.
• Untuk berpindah daripada Bukku, rujuk Import daripada Bukku.
• Jika e-Invois diperlukan, rujuk Sambungkan MyInvois.

#Rujukan berkaitan

• Pengenalan Invoa
• Persediaan syarikat
• Pelan, percubaan dan pengebilan