Jadual bil
Pengebilan berperingkat atau ansuran bulanan melalui jadual bil, termasuk pemprosesan harian, pengeluaran automatik, tarikh mula dan pelangkauan.
Jadual bil merancang invois bagi seorang pelanggan lebih awal. Contohnya ialah deposit semasa tandatangan, bayaran apabila sistem mula digunakan dan dua belas ansuran bulanan. Invoa menyediakan setiap invois apabila tiba masanya. Invois boleh disediakan sebagai draf untuk disemak atau dikeluarkan dan dihantar melalui e-mel secara automatik.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Jadual bil disediakan dalam pelan Pro dan percubaan Pro 14 hari. Jika syarikat berhenti menggunakan Pro, jadual sedia ada masih boleh dilihat, dijeda atau dibatalkan. Tiada invois baharu dijana daripada jadual sehingga pelan dinaik taraf semula. Rujuk Pelan, percubaan dan pengebilan.
Penyediaan jadual
- Buka Billing schedules dan klik New schedule.
- Pilih Customer dan isi Schedule name, contohnya "Sistem tempahan Lembah Bayu".
- Tetapkan Lead days, dengan nilai lalai 3. Nilai ini menentukan bilangan hari sebelum tarikh sesuatu butiran untuk invois disediakan.
- Pilih sama ada hendak menandakan Auto-issue and email, seperti yang diterangkan di bawah. Tetapan lalai dimatikan.
- Sediakan Items seperti dalam bahagian seterusnya, atau pilih tetapan siap Start from. Laraskan jumlah dan label selepas pengisian. Panel Expanded items memaparkan semua invois yang akan dijana serta jumlah keseluruhan.
- Klik Create schedule.
Tetapan siap
| Tetapan siap | Hasil |
|---|---|
| One-off | Satu invois pada tarikh tertentu. |
| Milestones | 50% semasa tandatangan dan 50% apabila sistem mula digunakan. Setiap peringkat dibilkan apabila Invoice now diklik. Sesuai jika tarikh bergantung pada kemajuan projek. |
| Recurring | Jumlah yang sama setiap bulan, sebanyak 12 kali. Kaedah ini juga dikenali sebagai pengebilan berulang. |
| Milestones + recurring | Deposit dan bayaran apabila sistem mula digunakan, diikuti yuran bulanan mulai bulan berikutnya. |
Invois recurring dalam Bukku sepadan dengan tetapan siap Recurring di sini. Pengebilan peringkat dan gabungannya dengan pengebilan berulang ialah kemudahan tambahan.
Butiran peringkat dan pengebilan berulang
Jadual terdiri daripada dua jenis butiran. Klik Milestone atau Recurrence untuk menambah butiran.
Peringkat
Satu invois sekali sahaja.
| Medan | Keterangan |
|---|---|
| Label | Menjadi tajuk dan baris invois, contohnya "Deposit semasa tandatangan". |
| Amount (RM, before tax) | Jumlah invois sebelum SST. |
| Tax | Jenis SST bagi baris tersebut. |
| Trigger | On date menyediakan invois secara automatik sekitar Due date. Manual hanya menyediakan invois apabila Invoice now diklik. Contohnya, bayaran apabila sistem mula digunakan tetapi tarikhnya belum diketahui. |
Pengebilan berulang
Siri ansuran dengan jumlah yang sama.
| Medan | Keterangan |
|---|---|
| Label | Gunakan {n} bagi nombor ansuran dan {month} bagi bulan, contohnya "Yuran sokongan {month}". |
| Amount (RM, before tax) dan Tax | Nilai bagi setiap ansuran. |
| Every (months) | 1 bagi bulanan, 3 bagi suku tahunan. |
| Instalments | Bilangan invois dalam siri. |
| Starts | Bagi On a date, tetapkan First due. Bagi After a milestone, pilih peringkat manual dalam After item. Tetapkan Months after untuk menentukan bilangan bulan selepas peringkat tersebut bagi ansuran pertama. |
Ansuran yang bermula selepas sesuatu peringkat belum mempunyai tarikh sehingga peringkat tersebut dibilkan. Mesej yang dipaparkan ialah "Instalments anchored to a milestone get their dates when that milestone is invoiced."
Pemprosesan harian
Setiap invois yang dijana daripada jadual menyenaraikan keseluruhan pelan dalam nota. Maklumat merangkumi setiap peringkat dan jumlahnya, status bayaran atau pengebilan, kedudukan invois semasa, tarikh akan datang serta jumlah keseluruhan. Pelanggan dapat melihat kedudukan ansuran dalam pelan.
Setiap hari, Invoa menyemak semua jadual aktif pada waktu automasi dalam Settings → Reminders & automation. Waktu lalai ialah 09:30 waktu Malaysia kecuali diubah. Setiap butiran On date yang belum dibilkan akan mendapat invois jika tarikhnya berada dalam julat hari pendahuluan jadual. Julat ini meliputi tarikh hari ini, tarikh yang telah berlalu atau tarikh akan datang dalam bilangan hari pendahuluan yang ditetapkan.
| Auto-issue and email | Hasil |
|---|---|
| Off (lalai) | Invois draf disediakan. Cari dalam Invoices, semak dan keluarkan secara manual. |
| On | Invois dikeluarkan dan dihantar melalui e-mel ke alamat dalam rekod pelanggan, berserta PDF dan pautan bayaran. Jika e-mel tiada, invois dikeluarkan tetapi tidak dihantar. |
Setiap invois menggunakan label butiran sebagai tajuk dan satu-satunya baris invois. Nama jadual digunakan sebagai Your reference. Tarikh invois ialah tarikh invois disediakan. Tarikh akhir bayaran mengikut Payment terms (days) pelanggan, atau 30 hari jika tidak ditetapkan. Tarikh tersebut bukan tarikh butiran dalam jadual.
Invois yang dikeluarkan daripada jadual dikira dalam had bulanan pelan seperti invois lain.
Pengebilan serta-merta
Untuk mengebilkan butiran sebelum tarikhnya atau mengebilkan peringkat Manual:
- Buka jadual.
- Klik Invoice now di sebelah butiran.
- Sahkan. Draf invois disediakan. Jika pengeluaran automatik aktif, invois dikeluarkan dan dihantar melalui e-mel.
Draft invoice created atau Invoice … issued and sent dipaparkan. Jika ansuran bergantung pada peringkat ini, tarikh ansuran ditetapkan pada waktu tersebut.
Pelangkauan atau perubahan tarikh butiran
- Skip menandakan butiran yang belum dibilkan sebagai Skipped. Butiran tidak akan dibilkan dan dikeluarkan daripada jumlah jadual.
- Untuk mengubah tarikh butiran On date yang belum dibilkan, ubah tarikh dalam lajur When. Tarikh baharu disimpan apabila medan ditinggalkan.
Butiran yang telah dibilkan tidak boleh diubah. Buat pembetulan pada invois berkenaan. Rujuk Invois.
Jeda, penyambungan semula atau pembatalan
Pada laman jadual:
- Pause menghentikan pemprosesan harian bagi jadual tersebut. Resume menyambungnya semula.
- Cancel schedule menghentikan jadual secara kekal.
- Kotak Auto-issue and email boleh diaktifkan atau dimatikan pada bila-bila masa.
Apabila semua butiran telah dibilkan atau dilangkau, status jadual bertukar kepada Completed.
| Status jadual | Maksud |
|---|---|
| Active | Butiran dibilkan apabila tiba masanya. |
| Paused | Tiada pengebilan sehingga jadual disambung semula. |
| Completed | Tiada butiran yang masih menunggu. |
| Cancelled | Dihentikan. |
| Status butiran | Maksud |
|---|---|
| Pending | Belum dibilkan. Tarikh yang telah berlalu dipaparkan dalam warna merah. |
| Invoiced | Invois telah diwujudkan. Nombor dan statusnya dipaparkan. |
| Skipped | Tidak akan dibilkan. |
Bahagian atas jadual memaparkan Schedule total, Invoiced, Pending dan Collected, iaitu bayaran yang diterima bagi invois dalam jadual.
Perhatian terhadap tarikh mula
Penting: Pemprosesan harian mengebilkan semua butiran On date yang belum dibilkan dan tarikhnya telah berlalu, bukan tarikh hari ini sahaja. Jika tarikh pertama jadual berada pada masa lalu, contohnya kontrak bermula tiga bulan lepas, pemprosesan harian berikutnya menjana invois bagi setiap butiran terdahulu serentak. Semua invois bertarikh hari tersebut. Jika pengeluaran automatik aktif, semua invois dikeluarkan dan dihantar kepada pelanggan melalui e-mel.
Untuk mengelakkannya, gunakan Skip bagi butiran yang telah dibilkan melalui sistem lain atau ubah tarikhnya sebelum pemprosesan hari berikutnya. Sebagai pilihan lain, biarkan Auto-issue and email dimatikan supaya draf boleh disemak dahulu.
Jadual daripada sebut harga
Penukaran melalui Convert → Billing schedule menyediakan jadual dengan satu peringkat Manual berdasarkan jumlah sebut harga sebelum cukai. Pengeluaran automatik dimatikan. Jadual memaparkan From quotation berserta pautan ke sebut harga asal. Untuk membahagikan kerja kepada beberapa peringkat atau ansuran, sediakan jadual melalui New schedule. Rujuk Sebut harga dan cadangan.