Pengenalan Invoa
Pengurusan sebut harga, invois, bayaran dan resit untuk perniagaan Malaysia, dengan e-Invois LHDN, CHIP, perbelanjaan, penyesuaian bank dan Claude.
Invoa ialah perisian pengurusan sebut harga, invois dan kutipan bayaran untuk perniagaan Malaysia. Hantar sebut harga, tukarkan sebut harga kepada invois dan terima bayaran dalam talian atau melalui pindahan bank. Resit dikeluarkan secara automatik. Apabila diperlukan, Invoa turut menghantar invois ke sistem MyInvois LHDN sebagai e-Invois. Invoa juga merekodkan perbelanjaan, membuat penyesuaian penyata bank dan memaparkan untung rugi.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Invoa dibangunkan dan disokong oleh Prigo X Technologies Sdn. Bhd. di Cyberjaya.
Pengguna sasaran
- Perniagaan kecil dan sederhana yang menyediakan sebut harga, mengeluarkan invois dan menuntut bayaran setiap minggu. Antaranya ialah agensi, perunding, kontraktor, syarikat pelancongan, penyedia latihan dan kafe yang mempunyai pelanggan korporat.
- Pasukan yang beralih daripada Bukku, hamparan atau templat Word dan memerlukan dokumen bernombor dengan format yang seragam. Pasukan juga dapat melihat jumlah yang masih perlu dibayar oleh setiap pelanggan dengan jelas.
- Akauntan, setiausaha syarikat dan ejen cukai yang mengurus beberapa syarikat pelanggan. Rujuk Untuk akauntan.
Aliran dokumen
Setiap jualan mengikut aliran yang sama. Setiap peringkat dihubungkan dengan peringkat sebelumnya. Oleh itu, setiap resit boleh dijejaki hingga sebut harga asal.
| Peringkat | Proses dalam Invoa |
|---|---|
| Quotation | Tetapkan harga kerja. Sertakan cadangan bertulis jika dikehendaki. Pelanggan boleh menerima tawaran secara dalam talian. Invois proforma menggunakan kaedah yang sama. |
| Delivery order | Senaraikan barang yang dihantar jika diperlukan. Pelanggan mengesahkan penerimaan secara dalam talian. |
| Invoice | Tukarkan sebut harga yang telah diterima kepada invois atau sediakan invois baharu. Nombor hanya diberikan apabila invois dikeluarkan. |
| Payment | Pelanggan membayar dalam talian melalui CHIP atau membuat pindahan bank. Rekodkan atau sahkan bayaran tersebut. |
| Receipt | Resit dikeluarkan bagi setiap bayaran dan dihantar kepada pelanggan melalui e-mel berserta PDF. |
Harga khusus bagi pelanggan yang menggunakan senarai harga diisi secara automatik. Bagi kerja yang dibilkan secara berperingkat, jadual bil menjana invois bagi setiap peringkat atau ansuran bulanan.
Penerimaan bayaran
Setiap dokumen yang telah dikeluarkan mempunyai laman pelanggan. Pautan peribadi ini memaparkan dokumen dan membolehkan pelanggan memuat turun PDF. Bagi invois, pelanggan juga boleh membuat bayaran.
- Pay online melalui CHIP, gerbang pembayaran Malaysia. Kaedah yang disediakan ialah perbankan dalam talian FPX, FPX korporat, kad, e-dompet dan DuitNow QR. Wang disalurkan ke akaun CHIP milik syarikat sendiri, bukan akaun Invoa. Rujuk Bayaran dalam talian dengan CHIP.
- Pindahan bank ke akaun yang tertera pada invois. Kod QR DuitNow daripada bank turut dipaparkan jika dimuat naik. Pelanggan menekan I have paid by bank transfer dan memuat naik bukti bayaran. Makluman tersebut boleh disahkan dengan satu klik. Rujuk Bayaran dan resit.
- Peringatan bayaran dihantar melalui e-mel sebelum dan selepas tarikh akhir bayaran, mengikut peraturan yang ditetapkan. Rujuk Peringatan bayaran.
Hantar dokumen melalui e-mel dengan PDF dilampirkan, melalui WhatsApp atau dengan menyalin pautan. Rujuk Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan.
e-Invois LHDN
Invoa menghantar invois, nota kredit, nota debit dan nota bayaran balik yang telah dikeluarkan ke sistem MyInvois LHDN. Pelan Pro turut menyediakan e-Invois disatukan bagi jualan kaunter dan e-Invois bil sendiri. Lantik Prigo X Technologies Sdn. Bhd. sebagai perantara sekali sahaja di portal MyInvois. Perantara ialah syarikat yang dibenarkan oleh LHDN untuk menghantar e-Invois bagi pihak pembekal. Selepas pelantikan, hantar e-Invois dari laman invois melalui Submit to LHDN. Syarikat yang melantik perantara kekal sebagai pembekal pada setiap e-Invois.
Kewajipan mengeluarkan e-Invois bergantung pada perolehan perniagaan. Baca e-Invois di Malaysia sebelum bermula.
Pengendalian melalui Claude
Sambungkan Invoa dengan Claude melalui Settings → AI connectors. Berikan arahan dalam bahasa biasa, contohnya "Invois manakah yang telah lewat dibayar?" atau "Sediakan draf invois untuk Lembah Bayu Travel bagi peringkat Oktober". Dalam semua pelan, Claude boleh membaca data dan menyediakan draf. Dalam pelan Pro, Claude juga boleh mengeluarkan dan menghantar dokumen serta merekodkan bayaran. Setiap tindakan yang mengeluarkan, menghantar ke LHDN atau membatalkan dokumen menunggu kelulusan terlebih dahulu. Rujuk Sambungkan Claude.
Perbelanjaan, bank dan laporan
- Expenses: muat naik bil pembekal dalam bentuk PDF atau gambar. AI membaca nama pembekal, tarikh, jumlah dan SST untuk disahkan. Rujuk Perbelanjaan.
- Bank: import penyata bank dalam format CSV atau PDF. Bayaran dipadankan dengan invois yang berkaitan. Padanan selebihnya dicadangkan berdasarkan peraturan dan keputusan terdahulu. Rujuk Penyata bank dan penyesuaian.
- Reports: laporan pengumuran akaun belum terima, jualan mengikut pelanggan, ringkasan SST, untung rugi berasaskan akruan atau tunai serta aliran tunai. Rujuk Untung rugi, aliran tunai dan eksport akauntan.
- Insights: jualan, kutipan bayaran, kadar kejayaan sebut harga, pelanggan terbesar dan kos. Maklumat tersebut dibandingkan dengan tempoh sebelumnya. Rujuk Insights.
Penggunaan bersama perisian akauntan
Invoa merangkumi jualan, perbelanjaan, penyesuaian bank dan laporan pengurusan. Invoa bukan lejar am dan tidak menyediakan kunci kira-kira atau penggajian. Akauntan boleh terus menggunakan SQL Account, AutoCount, Xero atau perisian pilihan masing-masing. Data jualan, perbelanjaan dan baris transaksi bank boleh diimport daripada Reports → Exports. Format import yang disediakan ialah:
- SQL Account (import invois dan nota kredit)
- AutoCount (import invois penghutang)
- Xero (CSV invois jualan)
- Jurnal jualan umum dengan TIN dan status e-Invois pada setiap baris
Berikan akses log masuk tersendiri kepada akauntan dengan peranan Accountant. Akauntan tidak dikira dalam had pengguna pelan. Rujuk Pasukan dan peranan.
Pelan
Pelan percuma membolehkan sehingga 20 invois sebulan untuk seorang pengguna serta akauntan, dengan 10 bil dibaca oleh AI. Dalam semua pelan, Claude atau ChatGPT boleh membaca data dan menyediakan draf. Core (RM 39 sebulan atau RM 390 setahun, sebelum SST) menyediakan invois tanpa had dan membuang lencana "Powered by Invoa". Pelan ini merangkumi sehingga 3 pengguna, penyesuaian bank, untung rugi, senarai harga, API dan pembacaan 200 bil sebulan. Pro (RM 79 sebulan atau RM 790 setahun) menyediakan pengguna tanpa had, Insights, jadual bil, e-Invois disatukan dan e-Invois bil sendiri. Pelan ini turut merangkumi konsol akauntan, pembacaan 500 bil sebulan dan sehingga 3 syarikat. Claude atau ChatGPT juga boleh mengeluarkan dan menghantar dokumen serta merekodkan bayaran. Pengeluaran dokumen menunggu kelulusan. Cuba Pro secara percuma selama 14 hari. Rujuk Pelan, percubaan dan pengebilan.