Invois
Penyediaan dan pengeluaran invois dalam Invoa, meliputi draf automatik, penomboran, tarikh akhir bayaran, SST, status, pembatalan dan nota kredit.
Invois ialah permintaan bayaran kepada pelanggan. Dalam Invoa, sediakan invois sebagai draf dan keluarkannya untuk memberikan nombor serta mengunci dokumen. Hantar invois dan rekodkan setiap bayaran sehingga jumlahnya dijelaskan.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Penyediaan invois
Buka Invoices dan klik New invoice. Invois juga boleh disediakan daripada sebut harga melalui Convert → Draft invoice.
Pilih pelanggan dalam Customer. Sebagai pilihan lain, taip nama baharu dan wujudkan rekod kenalan terus pada laman tersebut.
Isi bahagian kepala dokumen:
Medan Keterangan Title / subject Tidak wajib diisi. Dicetak pada invois, contohnya "Fasa 1 — pembangunan". Your reference Tidak wajib diisi. Nombor pesanan belian (PO) pelanggan atau kod projek. Issue date Tarikh lalai ialah hari ini. Tarikh boleh diubah semula semasa pengeluaran. Due date Diisi berdasarkan Payment terms (days) apabila pelanggan dipilih. Jika dibiarkan kosong, tarikh ditetapkan kepada 30 hari selepas tarikh pengeluaran semasa invois dikeluarkan. Tambahkan Line items seperti yang diterangkan di bawah. Isi Intro text, Notes to customer dan Terms & conditions jika dikehendaki.
Baris produk dan perkhidmatan
Setiap baris mempunyai Description, Qty, Unit, Unit price, Discount dan Tax. Mula menaip dalam Description untuk memilih daripada katalog Products & Services. Harga, cukai dan klasifikasi LHDN diisi secara automatik. Jika pelanggan menggunakan senarai harga, harga khusus pelanggan diisi. Jika pelanggan ditukar selepas produk atau perkhidmatan ditambahkan, Invoa menawarkan Update prices mengikut pelanggan baharu.
- Klik Add line atau tekan Alt+Enter untuk menambah baris di bawah. Shift+Enter memulakan perenggan baharu dalam keterangan.
- Gunakan anak panah untuk menyusun semula baris.
- Discount bagi setiap baris boleh berupa peratusan (%) atau jumlah (RM).
Panel Summary memaparkan Subtotal, diskaun, SST, Rounding dan Total. Gunakan Document discount untuk memberikan diskaun peratusan atau RM pada keseluruhan invois. Gunakan Rounding untuk pelarasan kecil, seperti pembundaran kepada 5 sen terdekat. Jika terdapat lebih daripada satu siri nombor invois, pilih siri dalam Number series.
Jenis cukai SST
Pilih cukai bagi setiap baris. Baris baharu menggunakan Default tax type daripada Settings → Company.
| Cukai | Kadar | Kegunaan |
|---|---|---|
| Service Tax 8% | 8% | Perkhidmatan bercukai pada kadar standard bagi perniagaan yang berdaftar untuk cukai perkhidmatan. |
| Service Tax 6% | 6% | Perkhidmatan yang kekal pada kadar lebih rendah, iaitu makanan dan minuman, telekomunikasi, tempat letak kereta, logistik, pembinaan, sewaan dan pajakan serta sesetengah perkhidmatan kesihatan dan pendidikan swasta. Semak senarai Jabatan Kastam Diraja Malaysia (MySST) bagi perkhidmatan berkenaan. |
| Sales Tax 5% | 5% | Barang bercukai pada kadar 5%. |
| Sales Tax 10% | 10% | Barang bercukai pada kadar 10%. |
| Tax exempt | 0% | Barang atau perkhidmatan yang dikecualikan daripada SST. |
| Not applicable | 0% | Perniagaan tidak berdaftar untuk SST. |
Reports → SST summary menjumlahkan cukai mengikut jenis untuk penyata SST.
Penyimpanan draf automatik
Butang simpan tidak diperlukan. Draf disimpan kira-kira satu saat selepas penaipan berhenti. Bar di bahagian atas memaparkan Saving…, diikuti Saved berserta waktu simpanan. Tekan Cmd+S pada Mac atau Ctrl+S pada Windows untuk menyimpan serta-merta. Draf mesti mempunyai pelanggan dan sekurang-kurangnya satu baris sebelum boleh disimpan.
Draf belum diberi nombor. Draf yang tidak diteruskan tidak meninggalkan jurang dalam penomboran. Dalam senarai, Draft dipaparkan sebagai ganti nombor.
Simpanan dan pratonton
Klik Save & preview untuk melihat paparan tepat invois selepas dikeluarkan dalam tetingkap pratonton. Nombor hanya diberikan dan PDF dijana apabila invois dikeluarkan.
Pengeluaran invois
- Klik Issue Invoice.
- Kotak dialog Issue this Invoice? memaparkan Number to allocate, Issue date dan jumlah keseluruhan.
- Klik Issue now.
Pengeluaran invois:
- Memberikan nombor seterusnya daripada siri, contohnya
INV-26-0007. Nombor hanya diberikan semasa pengeluaran dan mengikut urutan tanpa jurang. - Mengunci invois. Invois tidak boleh disunting selepas itu. PDF dan laman pelanggan dijana berdasarkan versi yang dikeluarkan.
- Dikira dalam had pelan. Free membenarkan 20 sebulan, termasuk invois, nota kredit, nota debit dan nota bayaran balik. Sebut harga, proforma, pesanan penghantaran dan resit adalah percuma. Rujuk Pelan, percubaan dan pengebilan.
Jika akauntan telah mengunci sesuatu tempoh, invois tidak boleh dikeluarkan dengan tarikh dalam tempoh tersebut.
Selepas pengeluaran, kotak dialog Send Invoice dibuka untuk penghantaran e-mel serta-merta. Rujuk Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan.
Status invois
| Status | Maksud |
|---|---|
| Draft | Sedang disediakan. Belum bernombor. |
| Issued | Telah diberi nombor dan dikunci, tetapi belum diterima pelanggan. Laman memaparkan Not sent yet. |
| Sent | Telah dihantar melalui e-mel, dikongsi melalui WhatsApp atau pautannya disalin. |
| Partially paid | Sebahagian bayaran telah direkodkan. Masih terdapat baki. |
| Paid | Bayaran meliputi jumlah keseluruhan. |
| Void | Dibatalkan. Nombor dikekalkan dan sebab pembatalan dipaparkan. |
"Overdue" bukan status berasingan. Invois yang belum selesai dan melepasi tarikh akhir bayaran memaparkan bilangan hari lewat dalam senarai. Gunakan Overdue only untuk menapis invois tersebut.
Pembetulan invois yang telah dikeluarkan
Invois yang telah dikeluarkan tidak boleh disunting. Terdapat dua pilihan.
Pembatalan
Gunakan Void jika invois tidak sepatutnya dikeluarkan.
- Buka invois dan klik More → Void.
- Masukkan Reason dan klik Void.
Nombor invois dikekalkan dan status ditandakan Void. Hanya pemilik dan pentadbir boleh membatalkan invois. Invois yang mempunyai bayaran atau nota kredit yang telah dikeluarkan tidak boleh dibatalkan. Batalkan nota kredit terlebih dahulu.
Jika invois telah disahkan oleh LHDN sebagai e-Invois, Invoa turut menghantar pembatalan ke LHDN dalam tempoh 72 jam yang dibenarkan. Selepas tempoh tersebut, Void tidak tersedia. Menu memaparkan "LHDN 72-hour cancellation window has closed — issue a credit note instead." Rujuk Hantar dan batalkan e-Invois.
Nota kredit
Gunakan nota kredit untuk mengurangkan atau membalikkan jumlah invois, contohnya bagi diskaun yang dipersetujui kemudian atau barang yang dipulangkan.
- Buka invois dan klik More → Create credit note.
- Invoa membuka draf nota kredit dengan baris invois asal dan rujukan nombor invois. Laraskan baris mengikut jumlah yang hendak dikreditkan.
- Klik Issue Credit Note. Nota diberi nombor tersendiri, contohnya
CN-26-0001.
Nota kredit disenaraikan pada tab Credit notes di sebelah Invoices. Jumlahnya ditolak dalam Reports → Sales by customer dan SST summary.
Nota kredit yang telah dikeluarkan mengurangkan hutang pelanggan bagi invois asal. Baki ialah jumlah invois ditolak bayaran dan nota kredit yang telah dikeluarkan. Apabila jumlah bayaran dan nota kredit meliputi jumlah invois, status bertukar kepada Paid dan peringatan bayaran dihentikan. Laman bayaran dan bayaran dalam talian hanya meminta baki yang masih belum dijelaskan. Pembatalan nota kredit menambahkan semula jumlah tersebut.
Penduaan invois
Untuk mengebilkan perkara yang sama sekali lagi, buka invois yang telah dikeluarkan dan klik More → Duplicate. Draf baharu diwujudkan dengan pelanggan dan baris yang sama serta tarikh hari ini. Semak dan keluarkan seperti biasa.
Penghantaran sebagai e-Invois
Invois yang telah dikeluarkan memaparkan panel e-Invoice (LHDN MyInvois). Klik Submit to LHDN untuk menghantar invois ke MyInvois. Rujuk Hantar dan batalkan e-Invois.