Lampiran
Lampiran fail pada sebut harga dan invois yang telah dikeluarkan, termasuk cadangan dan skop kerja, dengan pilihan paparan pelanggan atau dalaman.
Lampirkan fail yang berkaitan dengan dokumen, seperti cadangan teknikal, skop kerja, lukisan tapak atau pesanan belian yang ditandatangani. Setiap fail boleh dipaparkan kepada pelanggan melalui pautan dokumen atau dihadkan kepada pasukan sahaja.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Penambahan lampiran
Fail dilampirkan pada laman dokumen yang telah dikeluarkan. Draf dibuka dalam penyunting yang tidak mempunyai bahagian lampiran. Keluarkan dokumen terlebih dahulu.
- Buka dokumen, contohnya melalui Invoices atau Quotations.
- Pilih fail pada kad Attachments.
- Taip label jika dikehendaki, contohnya "Cadangan teknikal". Jika label tidak diisi, nama fail digunakan.
- Tandakan Show on the customer's page untuk memaparkan fail kepada pelanggan. Biarkan tanpa tanda untuk mengehadkan akses kepada pasukan.
- Klik Attach file.
Garis masa dokumen mencatatkan File attached. Penambahan lampiran tidak mengubah dokumen yang telah dikeluarkan, PDF atau nombornya.
Paparan pelanggan atau dalaman
Setiap lampiran memaparkan Shown to the customer atau Internal only.
| Tetapan | Pihak yang boleh membuka fail |
|---|---|
| Shown to the customer | Pasukan dan sesiapa yang mempunyai pautan dokumen. Fail dipaparkan di bawah Documents pada laman pelanggan. |
| Internal only | Pasukan sahaja, melalui laman dokumen dalam Invoa. |
Untuk mengubah tetapan, klik Show to customer atau Hide from customer di bawah lampiran. Garis masa mencatatkan Attachment visibility changed.
Nota: Lampiran ini tidak disertakan dalam e-mel. E-mel sentiasa mengandungi pautan dokumen. Pelanggan boleh memuat turun lampiran yang dibenarkan melalui laman tersebut. Hanya PDF dokumen itu sendiri boleh dilampirkan pada e-mel.
Pembuangan lampiran
Klik Remove di bawah lampiran. Lampiran tidak lagi dipaparkan pada dokumen atau laman pelanggan. Garis masa mencatatkan Attachment removed. Invoa menyimpan fail tersebut dalam rekod dan tidak memadamkannya.
Jenis dan saiz fail
| Jenis yang dibenarkan | Sambungan fail |
|---|---|
.pdf | |
| Gambar | .png, .jpg, .jpeg, .webp |
| Word, Excel, PowerPoint | .docx, .xlsx, .pptx |
- Saiz setiap fail tidak boleh melebihi 25 MB.
- Fail kosong dan format lain, contohnya
.zipatau fail.doclama, ditolak.
Kebenaran mengurus lampiran
Pemilik, pentadbir dan ahli boleh melampirkan, memaparkan, menyembunyikan dan membuang fail. Akauntan dan pemerhati boleh membuka lampiran tetapi tidak boleh mengubahnya. Rujuk Pasukan dan peranan.
Nota: Eksport penuh syarikat melalui Settings → Data export mengandungi setiap PDF yang dijana dan setiap fail yang dimuat naik, termasuk lampiran. Rujuk Eksport data.