Perbelanjaan

Expenses menyimpan bil dan resit yang dibayar oleh syarikat, seperti sewa, perisian, pembekal dan perjalanan. Muat naik fail sedia ada dalam bentuk PDF atau gambar telefon. Invoa menyenaraikan setiap fail untuk disemak, dikategorikan dan ditandakan sebagai telah dibayar. Akauntan mendapat jumlah mengikut kategori berserta bil bagi setiap perbelanjaan.

Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.

#Muat naik bil simpanan

1. Buka Expenses dan klik Upload bills.
2. Seret fail ke ruang muat naik atau klik Choose files. Sehingga 50 fail boleh ditambahkan pada satu-satu masa. Format yang diterima ialah PDF, PNG, JPEG, WebP atau HEIC, dengan saiz maksimum 20 MB setiap fail.
3. Klik Upload bills.

Setiap fail menjadi rekod perbelanjaan di bawah To review, dengan fail tersebut dilampirkan. Jika pembacaan bil diaktifkan, Invoa membaca pembekal, tarikh bil, nombor bil, jumlah sebelum SST, SST dan jumlah keseluruhan. Proses ini mengambil masa kira-kira satu minit. Semasa pembacaan, perbelanjaan memaparkan Reading….

Pembacaan bil hanya mengisi maklumat yang dicetak pada bil. Medan lain dibiarkan kosong. Jumlah pada bil dalam mata wang asing tidak diisi. Masukkan jumlah dalam ringgit yang telah dibayar.

#Kuota pembacaan bil bulanan

Setiap pelan menyediakan kuota pembacaan bil bagi setiap bulan kalendar:

Satu gambar atau PDF sehingga 3 muka surat dikira sebagai satu bil. PDF yang lebih panjang dikira satu bil bagi setiap 3 muka surat. Penyata 7 muka surat menggunakan kuota 3 bil.

Kad Bills read by AI pada laman Expenses memaparkan kuota yang telah digunakan. Bar bertukar kepada warna ambar pada 80% dan merah apabila kuota habis. Kotak dialog muat naik menunjukkan baki kuota sebelum fail dimuat naik.

Selepas kuota habis, bil masih boleh dimuat naik dan disenaraikan di bawah To review. Isi butiran bil tersebut secara manual. Untuk menambah kuota pada bulan semasa, pemilik atau pentadbir boleh mengklik Add 200 more for RM20 pada kad. Harga belum termasuk SST. Bayar invois dalam talian. Kuota 200 bil ditambahkan sebaik sahaja bayaran disahkan. Jika bayaran dalam talian tidak tersedia, butang membuka e-mel kepada Invoa untuk penambahan kuota oleh kami. Kuota bermula semula pada 1 haribulan setiap bulan. Settings → Plan & billing memaparkan penggunaan bulan semasa dan carta enam bulan terakhir.

#Semakan perbelanjaan

Buka perbelanjaan daripada To review. Bil dipaparkan di sebelah borang.

1. Semak Supplier, Bill date dan Bill / receipt number dengan bil.
2. Pilih Category.
3. Semak Amount before SST dan SST. Total ialah hasil tambah kedua-dua jumlah tersebut supaya pengiraan sentiasa sepadan.
4. Di bawah Payment, pilih Paid dan masukkan tarikh serta kaedah bayaran. Jika belum dibayar, pilih Not paid yet dan masukkan tarikh akhir bayaran.
5. Klik Save expense. Rekod berpindah ke Paid atau Unpaid.

#Cadangan Invoa

Jika pembacaan bil diaktifkan, Invoa turut mencadangkan tiga perkara yang boleh diubah sebelum disimpan:

• Category. Jika bil daripada pembekal yang sama pernah disimpan, bil baharu dikategorikan mengikut bil tersebut. Mesej "Filed like your last bill from this supplier" dipaparkan. Jika tiada bil terdahulu, Invoa memilih kategori berdasarkan pembelian.
• Paid atau Not paid yet. Resit atau cop PAID membuka pilihan Paid, dengan tarikh bayaran jika dicetak pada bil. Invois atau proforma yang masih mempunyai baki, atau cop UNPAID, membuka pilihan Not paid yet berserta tarikh akhir bayaran.
• Due date, jika dicetak pada bil.

Bil yang dimuat naik sebelum cadangan ini disediakan boleh dibaca semula. Buka bil dan klik Read again. Hanya bil yang masih berada di bawah To review dan pernah dibaca oleh Invoa boleh dibaca semula. Pembacaan semula tidak menggunakan kuota tambahan. Medan yang telah diisi dikekalkan.

Perbelanjaan yang disimpan daripada To review diambil kira dalam jumlah keseluruhan serta-merta. Untuk membetulkannya kemudian, buka rekod, ubah butiran dan simpan semula.

#Perekodan perbelanjaan secara manual

Jika fail bil tiada, klik New expense, isi medan yang sama dan simpan. Bil boleh dimuat naik kemudian sebagai perbelanjaan berasingan. Rekod juga boleh dibiarkan tanpa fail.

#Bayaran bil yang direkodkan sebagai belum dibayar

Buka bil daripada Unpaid. Pilih Paid di bawah Payment, masukkan tarikh dan kaedah bayaran, kemudian klik Save expense.

#Pembatalan perbelanjaan

Jika rekod dimasukkan dua kali atau fail yang salah dimuat naik, buka rekod dan klik Void expense. Berikan sebab pembatalan. Rekod dikekalkan dengan tanda batal dan tidak lagi diambil kira dalam jumlah keseluruhan. Perbelanjaan tidak pernah dipadamkan.

#Kategori

Setiap syarikat bermula dengan carta kategori untuk PKS Malaysia. Setiap kategori mempunyai kod akaun, iaitu kos jualan 5000–5100 dan perbelanjaan operasi 6100–6999. Contohnya ialah 6100 Rent, 6210 EPF, SOCSO & EIS dan 6400 Software & subscriptions.

Pemilik dan pentadbir boleh mengubah kategori melalui Settings → Expense categories:

Group menentukan kedudukan kategori dalam penyata untung rugi. Pilih Cost of sales bagi kos menyediakan barang atau perkhidmatan yang dijual, atau Operating expense.

#Carian perbelanjaan

Tab To review, Unpaid, Paid dan All masing-masing memaparkan bilangan rekod. Cari mengikut pembekal, nombor bil atau keterangan. Tapis mengikut kategori dan tarikh. Kad di atas senarai memaparkan jumlah keseluruhan dan SST bagi bil yang sedang dilihat. Perbelanjaan yang dibatalkan tidak dikira.

#Kebenaran mengikut peranan

#Pembacaan bil dan data

Apabila pembacaan bil diaktifkan, setiap fail yang dimuat naik dihantar ke API Gemini Google berbayar untuk dibaca. Hasil pembacaan disimpan bersama perbelanjaan untuk dibandingkan dengan bil. Mengikut terma Google bagi API Gemini berbayar, data yang dihantar oleh Invoa tidak digunakan untuk menambah baik produk Google. Muat naik sentiasa tersedia. Jika bil tidak dibaca, isi butiran perbelanjaan secara manual.