Penyata bank dan penyesuaian
Import penyata bank dalam format CSV atau PDF serta pemadanan setiap transaksi dengan bayaran dan perbelanjaan supaya rekod sepadan dengan bank.
Penyata bank dan penyesuaian disediakan dalam pelan Core dan Pro. Penyesuaian ialah semakan setiap baris penyata bank dengan rekod sedia ada. Wang masuk disemak dengan bayaran pelanggan, manakala wang keluar disemak dengan perbelanjaan. Invoa mengendalikan sebahagian besar padanan. Transaksi yang belum dapat dipastikan diserahkan untuk semakan.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Import penyata
- Dalam perbankan dalam talian, eksport penyata bulanan sebagai CSV. Pilihan ini mungkin dinamakan Excel atau "download transactions". Penyata PDF juga boleh digunakan.
- Buka Bank dan klik Import statement.
- Pilih akaun bank atau klik New account bagi penggunaan kali pertama. Contohnya, gunakan nama "Akaun semasa Maybank" berserta 4 digit terakhir.
- Pilih satu atau beberapa fail, contohnya penyata enam bulan terakhir. Klik Import statement. Fail diimport satu demi satu.
CSV dibaca serta-merta dan percuma. PDF dibaca oleh AI menggunakan kuota bulanan yang sama dengan bil perbelanjaan, iaitu satu bagi setiap 3 muka surat. Jika lajur CSV tidak dikenal pasti, Invoa memaparkan baris awal dan meminta pemilihan lajur tarikh, keterangan serta jumlah. Pilihan lajur digunakan semula bagi fail lain dalam import yang sama. Jika baki kuota bulan semasa tidak mencukupi untuk sesuatu PDF, fail tersebut tidak diimport. Eksport CSV daripada bank secara percuma, tambah nilai kuota atau naik taraf.
Import bulan yang sama dua kali atau penyata dengan tempoh bertindih tidak menggandakan rekod. Baris yang telah diimport dilangkau.
Padanan automatik Invoa
- Wang masuk dipadankan dengan bayaran sedia ada yang mempunyai jumlah sama. Julat tarikhnya ialah seminggu sebelum hingga tiga hari selepas tarikh bank.
- Wang keluar dipadankan dengan perbelanjaan berbayar yang mempunyai jumlah sama sekitar tarikh berkenaan. Padanan juga boleh dibuat dengan bil belum dibayar yang mempunyai jumlah sama dan tarikh akhir dalam julat 60 hari daripada tarikh bank. Bil tersebut kemudian ditandakan sebagai telah dibayar pada tarikh bank. Bil yang masih berada di bawah To review hanya dicadangkan dan tidak dipadankan secara automatik.
Padanan hanya dibuat jika tepat satu calon memenuhi syarat. Baris tersebut memaparkan Auto di bawah Matched.
Baris yang belum dipadankan
Di bawah To match, setiap baris memaparkan kemungkinan berikut:
| Paparan | Hasil apabila diklik |
|---|---|
| Payment INV-… | Baris dikaitkan dengan bayaran yang telah direkodkan. |
| Record payment: INV-… | Bayaran direkodkan bagi invois yang belum selesai mengikut jumlah dan tarikh baris. Resit dikeluarkan tetapi tidak dihantar melalui e-mel. |
| Paid bill: … / Expense: … | Baris dikaitkan dengan perbelanjaan. Bil belum dibayar ditandakan sebagai telah dibayar. |
| Like before: / Rule "…": | Cadangan Invoa berdasarkan keputusan terdahulu atau peraturan yang hanya memberikan cadangan. Satu klik menerima cadangan. |
| Cancels out RM … on … | Baris dan transaksi bertentangannya, seperti caj dan pembalikan bank, diasingkan bersama sebagai pembalikan. |
| Decide… | Rekodkan sebagai Expense dalam kategori untuk mewujudkan perbelanjaan berbayar. Tambahkan bil kemudian melalui Expenses. Sebagai pilihan lain, rekodkan sebagai Not an expense mengikut jenis wang seperti yang diterangkan di bawah. |
| Ask accountant | Tangguhkan keputusan dan sertakan soalan untuk akauntan. |
| Make a rule | Tetapkan keputusan bagi jenis transaksi ini untuk semua penyata. |
Jika pilihan tersilap, cari baris dalam Matched atau Set aside dan klik Undo. Bayaran atau perbelanjaan dikekalkan. Hanya kaitan padanan dibuang. Pembatalan satu bahagian pasangan turut membatalkan bahagian satu lagi.
Wang selain pendapatan atau perbelanjaan
Transaksi berikut tidak dimasukkan dalam untung rugi, kecuali jenis pendapatan lain yang dinyatakan. Eksport bank melabelkan setiap jenis untuk diposkan oleh akauntan ke akaun yang betul:
| Jenis | Kegunaan |
|---|---|
| Owner or director money in | Wang sendiri dimasukkan ke dalam syarikat sebagai pendahuluan pengarah atau modal saham. Rujuk akauntan untuk menentukan pengelasan. |
| Owner's drawings or repayment to director | Wang dikeluarkan oleh pemilik atau dibayar balik kepada pengarah. |
| Transfer between own accounts | Pindahan wang antara akaun syarikat. |
| Loan received / Loan repayment | Pinjaman bank dan sewa beli. |
| Refund or reversal | Wang dipulangkan atau caj yang dibalikkan oleh bank. |
| Other income | Keuntungan atau faedah bank, komisen kecil dan geran. Jenis ini dikira sebagai pendapatan dalam untung rugi. |
| Other | Transaksi lain berserta catatan. |
Pengurusan banyak baris
- Peraturan. Klik Make a rule pada baris atau buka Bank rules. Contohnya, jika keterangan mengandungi SA Capital SHAMSUDDIN, kategorikan sebagai wang masuk daripada pemilik atau pengarah. Kecualikan nombor rujukan dan tarikh supaya peraturan sepadan setiap bulan. Peraturan automatik digunakan serta-merta pada baris yang belum dipadankan dan penyata yang diimport kemudian. Buang tanda Apply automatically untuk mengehadkan peraturan kepada cadangan sahaja.
- Cadangan. Baris yang menyerupai keputusan terdahulu memaparkan Like before: dengan keputusan yang sama. Perbandingan menggunakan keterangan yang sama tanpa mengambil kira nombor rujukan dan tarikh. Pengesahan diperlukan. Invoa tidak membuat keputusan berdasarkan rekod terdahulu secara automatik.
- Pukal. Tandakan baris atau kotak di bahagian atas untuk memilih seluruh laman. Pilih Accept suggestions atau Decide for all… untuk menggunakan keputusan yang sama. Baris yang tidak sesuai dilangkau dan bilangannya dipaparkan. Contohnya, perbelanjaan memerlukan transaksi wang keluar.
Pertanyaan kepada akauntan
Jika sesuatu baris tidak dapat dipastikan, klik Ask accountant dan tulis soalan. Baris menunggu di bawah Ask accountant. Akauntan melihat bilangan soalan setiap pelanggan dalam konsol. Akauntan boleh menjawab pada baris dan membuat keputusan pada langkah yang sama. Peraturan tidak digunakan pada baris yang sedang menunggu jawapan.
Semakan baki penyata
Di bawah Statements, penyata yang mempunyai baki awal dan akhir disemak. Baki awal ditambah semua baris transaksi mesti bersamaan baki akhir. Adds up bermaksud tiada transaksi tertinggal. Off by RM … bermaksud terdapat baris yang tidak diimport. Semak fail atau pastikan PDF telah dibaca sepenuhnya.
Kebenaran mengikut peranan
Pemilik, pentadbir, ahli dan akauntan boleh mengimport penyata, memadankan baris, menyediakan peraturan serta bertanya atau menjawab soalan. Pemerhati boleh melihat semua maklumat.