Penomboran dan templat
Penomboran dokumen Invoa dengan pola {YY} dan {NNNN}, tetapan semula tahunan, nombor berurutan semasa pengeluaran serta pemilihan templat PDF.
Invoa hanya memberikan nombor kepada sebut harga, invois atau resit apabila dokumen dikeluarkan. Nombor diambil daripada siri yang ditetapkan. Templat PDF menentukan rupa dokumen. Pemilik dan pentadbir boleh mengubah kedua-duanya melalui Settings. Pengguna lain hanya boleh melihatnya.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Kaedah penomboran
- Draf belum bernombor. Nombor diberikan apabila Issue now diklik. Pemadaman draf tidak meninggalkan jurang.
- Nombor berurutan tanpa jurang. Pemberian nombor dan penguncian dokumen berlaku dalam langkah yang sama. Dua pengguna yang mengeluarkan dokumen serentak tidak mendapat nombor sama. Pengeluaran yang gagal tidak menggunakan nombor.
- Nombor yang telah dikeluarkan tidak berubah. Penyuntingan siri kemudian hanya mempengaruhi dokumen yang dikeluarkan selepas perubahan.
- Satu siri lalai bagi setiap jenis dokumen. Jika siri belum ditetapkan, Invoa mewujudkannya apabila jenis dokumen tersebut dikeluarkan buat kali pertama.
| Jenis dokumen | Pola lalai | Nombor pertama pada 2026 |
|---|---|---|
| Sebut harga | QT-{YY}-{NNNN} | QT-26-0001 |
| Invois proforma | PF-{YY}-{NNNN} | PF-26-0001 |
| Invois | INV-{YY}-{NNNN} | INV-26-0001 |
| Nota kredit | CN-{YY}-{NNNN} | CN-26-0001 |
| Nota debit | DN-{YY}-{NNNN} | DN-26-0001 |
| Nota bayaran balik | RN-{YY}-{NNNN} | RN-26-0001 |
| Pesanan penghantaran | DO-{YY}-{NNNN} | DO-26-0001 |
| Invois bil sendiri | SB-{YY}-{NNNN} | SB-26-0001 |
| Invois disatukan | CI-{YY}-{NNNN} | CI-26-0001 |
| Resit | RC-{YY}-{NNNN} | RC-26-0001 |
Siri lalai bermula semula pada 1 setiap tahun.
Token pola
Pola ialah teks biasa dengan token dalam kurungan berombak.
| Token | Nilai gantian | Contoh |
|---|---|---|
{YYYY} | Tahun empat digit | 2026 |
{YY} | Tahun dua digit | 26 |
{MM} | Bulan dua digit | 10 |
{NNNN} | Pembilang dengan sifar pendahulu mengikut bilangan N | 0042 |
- Pola mesti mempunyai tepat satu pembilang.
{NNN}menghasilkan 042, manakala{NNNNN}menghasilkan 00042. - Teks di luar kurungan dicetak seperti yang ditaip.
LBT/INV/{YYYY}/{NNN}menghasilkanLBT/INV/2026/042. - Tahun dan bulan diambil daripada tarikh pengeluaran dokumen mengikut zon waktu syarikat.
Tetapan semula tahunan
Setiap siri mempunyai tetapan Reset:
| Reset | Hasil |
|---|---|
| Yearly | Pembilang kembali kepada 1 bagi dokumen pertama yang dikeluarkan pada tahun baharu. |
| Never | Pembilang diteruskan merentas tahun. |
- Siri baharu tidak ditetapkan semula pada tahun siri tersebut diwujudkan. Siri bermula dengan Next number yang ditetapkan.
- Jika dokumen dibelakangkan tarikhnya ke tahun lepas selepas tetapan semula, Invoa terus menggunakan nombor seterusnya. Nombor lebih rendah tidak digunakan semula.
Petua: Jika menggunakan Yearly, masukkan {YY} atau {YYYY} dalam pola. Tanpa tahun, nombor invois pertama bulan Januari akan mengulangi nombor Januari sebelumnya. Invoa menolak pengeluaran nombor yang sudah wujud.
Penambahan atau penyuntingan siri
- Buka Settings → Numbering.
- Klik Add series atau Edit pada baris sedia ada.
- Pilih Document type. Jenis tidak boleh diubah selepas siri diwujudkan.
- Masukkan Name, contohnya "Invois pelancongan korporat".
- Masukkan Pattern, contohnya
CT-{YY}-{NNNN}. - Tetapkan Next number.
- Pilih Reset, iaitu Yearly atau Never.
- Tandakan Use as default for this type jika dokumen baharu jenis ini perlu menggunakan siri tersebut.
- Semak pratonton Next number will be, kemudian klik Save.
Gunakan Next number untuk menyambung penomboran daripada sistem terdahulu. Jika invois terakhir Lembah Bayu Travel Sdn. Bhd. sebelum berpindah ialah nombor 118 bagi tahun tersebut, tetapkan Next number kepada 119. Import daripada Bukku menetapkan nilai ini secara automatik. Rujuk Import daripada Bukku.
Penting: Jangan tetapkan Next number lebih rendah daripada nombor yang telah dikeluarkan dengan pola dan tahun yang sama. Invoa tidak mengeluarkan nombor pendua. Pengeluaran akan gagal sehingga pembilang melepasi nombor yang telah digunakan.
Penggunaan siri lain bagi satu dokumen
Jika sesuatu jenis dokumen mempunyai lebih daripada satu siri, penyunting memaparkan Number series di bawah jumlah. Pilih siri bagi dokumen tersebut atau kekalkan Default series. Kotak pengesahan pengeluaran memaparkan Number to allocate sebelum pengesahan.
Templat PDF
Buka Settings → Templates dan klik Use this pada templat yang dikehendaki. Templat semasa ditandakan In use.
| Templat | Rupa |
|---|---|
| Classic | Susun atur invois Malaysia yang kemas, fon Inter dan warna aksen biru kehijau-hijauan. Syarikat baharu menggunakan templat ini. |
Templat khusus juga boleh disediakan untuk syarikat. Templat tersebut hanya dipaparkan dalam Settings → Templates syarikat berkenaan.
Templat menggunakan logo, cop atau tandatangan, akaun bank dan DuitNow QR daripada Settings → Company. Apabila invois disahkan oleh LHDN, PDF dijana semula dengan kod QR LHDN.
Kesan terhadap dokumen sedia ada
- Templat: dokumen yang telah dikeluarkan mengekalkan templat asal. Templat baharu digunakan untuk dokumen yang dikeluarkan selepas perubahan, termasuk draf yang telah dimulakan. Pengecualian terpakai pada semakan semula, pendua, dokumen yang ditukar daripada dokumen lain dan resit. Dokumen tersebut mengekalkan templat dokumen asal masing-masing.
- Penomboran: perubahan pola, nombor seterusnya atau peraturan tetapan semula tidak menomborkan semula dokumen yang telah dikeluarkan.
- Butiran syarikat: setiap dokumen yang telah dikeluarkan mengekalkan butiran syarikat, logo dan akaun bank pada waktu pengeluaran. Perubahan dalam Settings → Company dipaparkan pada dokumen yang dikeluarkan selepas itu.
Untuk membetulkan dokumen yang telah dikeluarkan, rujuk Invois. Invois dibetulkan melalui nota kredit atau pembatalan. Sebut harga dibetulkan melalui semakan semula.