Untuk akauntan
Akses akauntan, setiausaha syarikat dan ejen cukai melalui peranan Accountant, konsol pelanggan, eksport jurnal, ringkasan SST dan penguncian tempoh.
Akauntan yang mengurus akaun pelanggan Invoa tidak memerlukan kata laluan pelanggan. Pelanggan menjemput akauntan dengan peranan Accountant. Peranan ini membolehkan semua rekod dilihat, penyata bank disesuaikan, pertanyaan bank dijawab, jurnal dieksport dan tempoh yang telah ditutup dikunci. Akauntan tidak boleh mengeluarkan atau mengubah dokumen. Peranan Accountant adalah percuma dalam semua pelan. Konsol akauntan menghimpunkan semua syarikat pelanggan pada satu paparan.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Akses ke syarikat pelanggan
Minta pemilik atau pentadbir syarikat pelanggan menghantar jemputan:
- Buka Settings → Team dan klik Invite someone.
- Masukkan e-mel akauntan dan pilih peranan Accountant.
- Terima jemputan melalui e-mel dalam tempoh 48 jam. Log masuk menggunakan alamat e-mel yang sama.
Gunakan satu akaun Invoa untuk semua pelanggan. Setiap syarikat pelanggan disenaraikan dalam pemilih syarikat dan konsol. Rujuk Pasukan dan peranan.
Keupayaan peranan Accountant
| Dibenarkan | Tidak dibenarkan |
|---|---|
| Melihat setiap dokumen, rekod kenalan, bayaran dan laporan | Menyediakan, mengeluarkan, menghantar atau membatalkan dokumen |
| Memuat turun laporan CSV dan fail eksport jurnal | Merekodkan bayaran atau mengesahkan makluman pindahan bank, kecuali melalui padanan baris transaksi bank dengan invois |
| Mengimport penyata bank, memadankan baris, menyediakan peraturan bank dan menjawab pertanyaan bank | Menghantar ke LHDN atau mengubah tetapan |
| Mengeksport dan mengunci tempoh melalui konsol akauntan bagi syarikat dalam pelan Pro |
Konsol akauntan
Konsol menyenaraikan semua syarikat yang disertai serta syarikat yang mendaftar melalui pautan rujukan.
- Rakan niaga yang diluluskan membukanya melalui Partners → Open accountant console.
- Pengguna lain boleh membukanya melalui
app.invoa.io/console.
| Lajur | Maklumat |
|---|---|
| Company | Nama syarikat, hubungan dengan syarikat sebagai akauntan, peranan lain atau perujuk, serta bilangan pertanyaan bank yang menunggu jawapan |
| Plan | Free, Core, Pro atau Dormant |
| Open receivables | Baki belum dibayar bagi invois yang telah dikeluarkan serta bilangan invois yang belum selesai |
| Last activity | Waktu perubahan terakhir pada dokumen |
| Period lock | Open atau Locked to berserta tarikh |
Setiap baris mempunyai tiga butang:
- Open: beralih ke syarikat tersebut dalam aplikasi.
- Exports: memuat turun CSV tanpa meninggalkan konsol.
- Set lock: menetapkan atau membuang penguncian tempoh.
Exports dan Set lock boleh digunakan dengan peranan Accountant, Admin atau Owner serta syarikat menggunakan Pro, Dormant atau percubaan Pro. Syarikat lain memaparkan Needs Pro. Minta pemilik menaik taraf. Syarikat yang hanya dirujuk dipaparkan untuk makluman sahaja.
Eksport
Dalam konsol, klik Exports pada baris syarikat. Pilih jenis eksport dan tarikh, kemudian klik Download CSV. Dalam aplikasi, fail yang sama tersedia melalui Reports → Exports. Setiap tab laporan turut mempunyai Export CSV.
| Eksport | Kandungan |
|---|---|
| Journal CSV | Invois, nota kredit, nota debit dan nota bayaran balik yang telah dikeluarkan dalam julat tarikh. Setiap baris dokumen menjadi satu baris eksport. Pilih Layout. |
| Aged receivables | Invois yang belum selesai mengikut kategori umur setakat tarikh tertentu. |
| SST summary | Cukai yang dikutip mengikut jenis SST bagi invois yang dikeluarkan dalam julat tarikh, selepas ditolak nota kredit. |
Format jurnal
| Format | Kegunaan |
|---|---|
| Generic CSV | Sebarang sistem atau hamparan. Baris invois, nota kredit dan bayaran berserta TIN pelanggan dan status e-Invois. |
| SQL Account | Format import IV/CN untuk SQL Account. |
| AutoCount | Format import invois penghutang untuk AutoCount. |
| Xero | Import CSV invois jualan Xero. |
Petua: Format SQL Account dan AutoCount membina kod penghutang berdasarkan nama pelanggan. Bagi Lembah Bayu Travel Sdn. Bhd., kodnya ialah LEMBAHBAY dan 300-LEMBAH. Format Xero menggunakan kod akaun 200. Semak kod dengan carta akaun dan senarai penghutang sebelum mengimport.
Dokumen yang dibatalkan dan draf tidak dieksport. Jumlah dinyatakan dalam ringgit dengan dua tempat perpuluhan.
Penguncian tempoh
Kunci tempoh selepas akaun ditutup supaya angka yang telah dilaporkan tidak berubah.
- Dalam konsol, klik Set lock pada syarikat.
- Pilih Lock up to and including, contohnya 31 Disember 2026.
- Klik Save lock.
Selepas itu, dokumen tidak boleh dikeluarkan dan bayaran tidak boleh direkodkan dengan tarikh pada atau sebelum tarikh tersebut. Percubaan tindakan memaparkan mesej bahawa tempoh telah dikunci oleh akauntan. Tarikh kunci tidak boleh berada pada masa hadapan.
Untuk membuka semula tempoh, klik Set lock, kemudian Clear lock. Penetapan dan pembuangan kunci dicatatkan dalam Settings → Audit log syarikat.
Syarikat pelanggan dalam pelan Dormant
Rakan niaga yang diluluskan boleh menyediakan syarikat pelanggan sebelum pelanggan bersedia membuat bayaran.
- Buka Partners dan klik Add client company.
- Masukkan Company name dan klik Create company.
Syarikat diwujudkan dalam pelan Dormant RM0 dengan rakan niaga sebagai admin. Peranan ini membolehkan import rekod terdahulu daripada Bukku, penambahan rekod kenalan dan produk, penyediaan draf, penyesuaian penyata bank serta penjanaan laporan dan eksport. Tiada dokumen boleh dikeluarkan dalam Dormant. Apabila syarikat bersedia, jemput pemilik melalui Settings → Team dengan peranan Owner. Selepas jemputan diterima, rakan niaga menjadi akauntan syarikat. Pemilik memilih pelan melalui Settings → Plan & billing.
Program rakan niaga
Akauntan, setiausaha syarikat dan ejen cukai boleh memohon sebagai rakan niaga Invoa melalui Partners → Apply as a partner. Rakan niaga yang diluluskan memperoleh komisen berulang daripada langganan pelanggan yang dibawa masuk. Pro turut diberikan secara percuma untuk firma. Peraturan, kadar dan pembayaran komisen diterangkan dalam Panduan Program Rakan Niaga.