Hantar melalui e-mel, WhatsApp atau pautan
Penghantaran sebut harga, invois dan resit yang telah dikeluarkan melalui e-mel berserta PDF, WhatsApp atau pautan serta paparan laman pelanggan.
Pengeluaran dokumen memberikan nombor dan mengunci dokumen, tetapi tidak menghantarnya. Hantar dokumen melalui e-mel, WhatsApp atau pautan yang disalin. Ketiga-tiga kaedah memberikan akses ke laman pelanggan peribadi yang sama. Pelanggan boleh melihat dokumen, memuat turun PDF, menerima sebut harga atau membayar invois melalui laman tersebut.
Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.
Dokumen yang telah dikeluarkan boleh dihantar selagi belum dibatalkan. Ahli, pentadbir dan pemilik boleh menghantar dokumen. Pemerhati dan akauntan tidak boleh berbuat demikian.
Selepas pengeluaran
Apabila sebut harga atau invois dikeluarkan, kotak dialog Send dibuka serta-merta. Jika ditutup tanpa penghantaran, laman dokumen memaparkan notis kuning:
Not sent yet. This invoice is issued but the customer has not received it. Email it, share it on WhatsApp or copy the customer link — it then shows as Sent.
Klik Send now pada notis atau Send di bahagian atas laman untuk membuka semula kotak dialog.
Penghantaran melalui e-mel
Buka dokumen dan klik Send.
Semak medan berikut:
Medan Keterangan To Diisi dengan alamat e-mel dalam rekod kenalan. Pisahkan beberapa alamat dengan koma. CC Tidak wajib diisi. Contohnya, alamat e-mel bahagian akaun syarikat. Subject Tajuk lalai, contohnya "Invoice INV-26-0007 from Cempaka Studio". Message Mesej lalai ringkas dengan jumlah dan pautan. Sunting mengikut keperluan. Attach PDF Ditandakan secara lalai. Klik Send email. Email queued dipaparkan.
"The hosted link (view, download, pay) is always included" bermaksud e-mel sentiasa mengandungi butang ke laman pelanggan. Butangnya ialah View and pay bagi invois yang belum dibayar atau View quotation bagi sebut harga. E-mel dihantar oleh Invoa atas nama syarikat. Jika Email ditetapkan dalam Settings → Company, alamat tersebut digunakan sebagai alamat balasan. Balasan pelanggan diterima melalui alamat itu.
Garis masa dokumen memaparkan Sent berserta penerima. Email delivered dipaparkan selepas e-mel dihantar.
Penghantaran melalui WhatsApp
Butang WhatsApp dipaparkan pada dokumen yang telah dikeluarkan jika rekod kenalan mempunyai WhatsApp number atau Phone.
Klik WhatsApp. WhatsApp atau WhatsApp Web membuka perbualan dengan pelanggan berserta mesej yang telah disediakan, contohnya:
textHi, here is Invoice INV-26-0007 from Cempaka Studio for RM 1,250.00: <link>Tekan butang hantar dalam WhatsApp.
Invoa tidak dapat mengesan sama ada mesej benar-benar dihantar. Dokumen ditandakan Sent apabila butang diklik. Nombor yang bermula dengan 0 dihantar sebagai nombor Malaysia, contohnya 012… menjadi 6012…. Jika nombor WhatsApp berbeza daripada nombor telefon, masukkan nombor tersebut dalam WhatsApp number pada rekod kenalan.
Penyalinan pautan pelanggan
Klik Copy link untuk menyalin pautan laman pelanggan. Tampal pautan dalam e-mel sendiri, perbualan atau portal projek. Link copied dipaparkan. Dokumen berstatus Issued bertukar kepada Sent.
Pautan turut dipaparkan pada laman dokumen di bawah Hosted link.
Muat turun PDF
Klik Download PDF untuk menyimpan PDF, contohnya bagi muat naik ke portal pembekal pelanggan. Muat turun tidak menandakan dokumen sebagai telah dihantar.
Laman pelanggan
Pautan membuka laman dengan logo dan nama syarikat, dokumen penuh serta butang Download PDF. Log masuk tidak diperlukan. Laman tidak diindeks oleh enjin carian. Sesiapa yang mempunyai pautan boleh membukanya. Kongsi pautan dengan pelanggan sahaja.
Panel sisi memaparkan pilihan mengikut dokumen:
| Dokumen | Tindakan pelanggan |
|---|---|
| Sebut harga atau proforma | Membaca dokumen dan mengklik Accept quotation. Rujuk Sebut harga dan cadangan. |
| Invois dengan baki | Melihat Amount due, mengklik Pay online jika CHIP telah disediakan, atau melihat butiran bank dan DuitNow QR serta menekan I have paid by bank transfer. Rujuk Bayaran dan resit. |
| Invois yang telah dibayar | Melihat Paid in full dan bayaran yang diterima. |
| Pesanan penghantaran | Menyemak barang dan kuantiti serta mengklik Confirm receipt. |
| Resit atau nota kredit | Melihat dan memuat turun dokumen. |
Laman turut menyenaraikan lampiran yang dibenarkan untuk paparan pelanggan. Kotak Questions about this document? memaparkan e-mel dan telefon syarikat.
Apabila pelanggan membuka laman, dokumen memaparkan First viewed berserta tarikh dan waktu. Garis masa menambahkan Viewed by customer.
Status selepas penghantaran
Pada penghantaran pertama, dokumen berstatus Issued bertukar kepada Sent. Penghantaran semula, contohnya e-mel kedua kepada penerima lain, menambah catatan garis masa tanpa mengubah status. Selepas itu, invois bertukar kepada Partially paid atau Paid mengikut bayaran diterima. Sebut harga pula bertukar kepada Accepted atau Converted.
Resit
Apabila bayaran direkodkan dengan Email the receipt to the customer (PDF attached) ditandakan, Invoa menghantar resit ke e-mel dalam rekod kenalan. Untuk menghantar semula atau kepada penerima lain, buka resit dan klik Send.