Bayaran dan resit

Bayaran dalam Invoa ialah wang yang diterima bagi sesuatu invois. Setiap bayaran mengemas kini baki dan status invois. Lazimnya, resit bernombor dikeluarkan dan dihantar kepada pelanggan melalui e-mel. Bayaran direkodkan melalui empat kaedah, iaitu perekodan manual, pengesahan makluman pindahan bank pelanggan, pemberitahuan bayaran dalam talian oleh CHIP atau padanan baris penyata bank dengan invois melalui Bank. Rujuk Penyata bank dan penyesuaian. Resit daripada padanan bank dikeluarkan tetapi tidak dihantar melalui e-mel. Hantar resit dari laman resit jika dikehendaki.

Panduan ini menggunakan label antara muka bahasa Inggeris. Untuk memadankan label dengan panduan, pilih bahasa Inggeris sebagai bahasa antara muka dalam Settings → Account.

#Perekodan bayaran

Gunakan kaedah ini apabila wang diterima melalui pindahan bank, tunai, cek atau kaedah lain yang disemak sendiri.

1. Buka invois dan klik Record payment. Butang dipaparkan apabila status invois ialah Issued, Sent atau Partially paid.

2. Isi borang:

   Medan	Keterangan
   Amount (RM)	Diisi dengan baki perlu dibayar. Ubah jumlah bagi bayaran sebahagian.
   Received on	Tarikh wang diterima. Tarikh lalai ialah hari ini.
   Method	Bank transfer, Cash, Cheque, CHIP (online) atau Other.
   Reference	Tidak wajib diisi. Rujukan DuitNow, rujukan bank atau nombor cek. Dicetak pada resit.
   Internal note	Tidak wajib diisi. Hanya pasukan boleh melihatnya.
   Issue a receipt for this payment	Ditandakan secara lalai.
   Email the receipt to the customer (PDF attached)	Ditandakan secara lalai. Dipaparkan apabila resit akan dikeluarkan.

3. Klik Record payment.

Payment recorded dan nombor resit dipaparkan, contohnya Receipt RC-26-0004 issued. Bayaran disenaraikan pada kad Payments dalam invois berserta pautan ke resit.

Ahli, pentadbir dan pemilik boleh merekodkan bayaran. Jika akauntan telah mengunci sesuatu tempoh, bayaran bertarikh dalam tempoh tersebut tidak boleh direkodkan.

#Bayaran sebahagian

Bayaran sebahagian dibenarkan. Rekodkan setiap ansuran apabila diterima:

• Status invois bertukar kepada Partially paid. Laman invois memaparkan Paid dan Balance.
• Setiap bayaran mempunyai resit tersendiri yang memaparkan jumlah diterima dan Balance after this payment.
• Apabila jumlah bayaran mencapai jumlah invois, status bertukar kepada Paid. PDF invois ditandakan PAID.

#Resit

Resit dikeluarkan oleh Invoa berdasarkan bayaran. Resit tidak disediakan sebagai draf.

• Resit mempunyai siri nombor tersendiri dengan pola lalai RC-{YY}-{NNNN} dan menggunakan tarikh bayaran.
• Setiap resit mempunyai satu baris, contohnya "Payment received for INV-26-0007 (ref 123456)", serta merujuk invois berkenaan.
• Apabila Email the receipt to the customer ditandakan, Invoa menghantar resit berserta PDF ke e-mel dalam rekod pelanggan. Tajuk e-mel ialah "Receipt RC-26-0004 for invoice INV-26-0007". Jika e-mel tiada, tiada penghantaran dibuat. Buka resit dan gunakan Send setelah alamat e-mel diperoleh.
• Semua resit disenaraikan pada tab Receipts di sebelah Invoices.

#Makluman bayaran pelanggan

Pelanggan yang membuat pindahan bank boleh memaklumkan bayaran melalui laman pelanggan bagi invois. Penyata bank tidak perlu dipadankan secara manual.

#Tindakan pelanggan

1. Pada laman pelanggan, butiran akaun bank dan DuitNow QR dipaparkan jika kod telah dimuat naik. Arahan "Please use INV-26-0007 as the payment reference." turut dipaparkan.
2. Selepas membayar, pelanggan menekan I have paid by bank transfer.
3. Pelanggan mengisi Amount paid (RM), Date paid, Transfer reference, Your email (for the receipt) dan Proof of payment. Bukti boleh berupa tangkapan skrin atau PDF sehingga 5 MB. Note boleh diisi jika dikehendaki. Pelanggan kemudian menekan Submit.

Laman pelanggan memaparkan "A payment you reported is awaiting confirmation."

#Pengesahan atau penolakan makluman

Makluman baharu disenaraikan dalam Payments → Awaiting confirmation. Dashboard memaparkan bilangan bayaran yang menunggu pengesahan.

Setiap makluman memaparkan pelanggan, invois, jumlah, tarikh Paid on, rujukan dan waktu makluman dihantar. Amount differs memberikan amaran jika jumlah yang dimaklumkan berbeza daripada baki perlu dibayar. Klik imej kecil untuk View proof.

• Confirm & issue receipt merekodkan bayaran Bank transfer mengikut jumlah dan tarikh yang dinyatakan pelanggan. Rujukan dan bukti disertakan. Resit dikeluarkan dan dihantar ke e-mel dalam rekod pelanggan.
• Reject meminta Reason (optional, kept internally). Garis masa invois memaparkan Payment claim rejected. Invoa tidak menghantar e-mel penolakan kepada pelanggan. Hubungi pelanggan secara berasingan.

#Bayaran dalam talian melalui CHIP

Apabila pelanggan membayar melalui Pay online, CHIP memaklumkan Invoa sebaik sahaja bayaran berjaya. Invoa merekodkan bayaran dengan kaedah CHIP (online) dan rujukan yang bermula dengan CHIP. Resit dikeluarkan dan dihantar melalui e-mel secara automatik. Tiada tindakan diperlukan. Rujuk Bayaran dalam talian dengan CHIP.

#Laman Payments

Payments mempunyai dua bahagian:

• Awaiting confirmation: makluman pelanggan untuk disemak seperti yang diterangkan di atas. Jika tiada makluman, Inbox is clear dipaparkan.
• Confirmed payments: 100 bayaran terkini dengan Date, Invoice, Customer, Method, Reference, Receipt dan Amount. Kaedah memaparkan sumber bayaran dalam kurungan, iaitu manual bagi perekodan manual atau padanan penyata bank, claim bagi makluman pelanggan yang disahkan atau webhook bagi CHIP.

Untuk rekod penuh, gunakan Reports → Exports. Rujuk Eksport data.

#Kesilapan perekodan bayaran

Bayaran yang telah direkodkan dan resitnya tidak boleh disunting atau dipadamkan dalam aplikasi. Invois yang mempunyai bayaran juga tidak boleh dibatalkan. Hubungi sokongan dengan nombor invois dan resit untuk mendapatkan bantuan.

#Rujukan berkaitan

• Bayaran dalam talian dengan CHIP
• Invois
• Peringatan bayaran
• Persediaan syarikat